A demonstração dos fluxos de caixa rastreia todas as despesas de negócios que exigem dinheiro. A primeira seção – atividades operacionais – retém todas as informações sobre os custos operacionais de caixa. Esses custos vêm das informações de contabilidade financeira de uma empresa; em suma, não há preocupação real se os itens são de natureza fixa ou variável. A declaração simplesmente relata os valores dos custos operacionais de caixa e se a empresa teve uma entrada ou saída de caixa nesta seção para um determinado período. Vários tipos de despesas de caixa existem aqui, como ativos, contas a pagar e outros passivos circulantes.
Os ativos podem ser um dos maiores grupos de custos operacionais de caixa, especialmente para uma empresa de manufatura ou varejo. Os itens incluídos aqui são contas a receber, estoque, suprimentos, ativos pré-pagos e outros ativos circulantes. Esses itens são comumente usados em operações comerciais normais, com a expectativa de cada grupo individual durando menos de 12 meses. Na demonstração dos fluxos de caixa, as saídas representam o dinheiro real gasto nesses itens. Cada grupo individual tem sua própria linha e o valor total gasto em um determinado período, normalmente em um mês.
Contas a pagar representam itens que uma empresa adquire por conta, com a intenção de pagar ao fornecedor posteriormente. A inclusão comum aqui para custos operacionais de caixa inclui notas, salários, folha de pagamento, juros e impostos a pagar. O uso de caixa ocorre quando uma empresa baixa o saldo anterior de qualquer um desses itens no mês corrente. Semelhante aos ativos descritos anteriormente, uma única linha representa cada reembolso para reduzir esses custos operacionais de caixa. Um aumento em uma conta de contas a pagar, no entanto, diminuirá o fluxo de caixa, pois isso indica o dinheiro gasto pela empresa.
Outros passivos circulantes são uma seção final, que detalha os custos operacionais de caixa. Esses itens podem ser receitas não obtidas ou qualquer outro passivo circulante em que uma empresa incorra. Os contadores listam cada item que é um custo operacional de caixa, mas não atende a um dos critérios das categorias anteriores. Itens especiais e únicos também podem estar aqui, para que os contadores possam informar as partes interessadas sobre despesas significativas que a empresa paga para administrar o negócio. Isso pode exigir divulgações, se necessário, para informar as partes interessadas sobre a natureza das reduções significativas em dinheiro.
A demonstração dos fluxos de caixa é para as partes interessadas internas e externas. Os contadores podem preparar outros relatórios para detalhar os custos operacionais de caixa de uma empresa. Esses relatórios menos formais geralmente atendem às necessidades e demandas das partes interessadas internas. O formato e as informações listadas podem incluir qualquer número de números da empresa por processos de contabilidade gerencial padrão.