Os livros subsidiários são diários ou livros contábeis especiais onde os primeiros, ou os lançamentos de transação originais, são feitos antes de serem lançados em suas respectivas contas. Eles são chamados de livros subsidiários porque são livros separados que categorizam receitas e débitos em suas áreas apropriadas antes de serem adicionados aos livros principais ou principais. O lançamento contábil manual feito nos registros primários atua como uma fonte de informação a ser usada na construção de contas finais específicas na contabilidade. Os registros primários têm muitos nomes que incluem livro de entrada principal, livros de entrada original, registros primários e muitos outros que descrevem sua função.
Os tipos mais comuns de livros subsidiários de contabilidade incluem um livro de compras que é usado para registrar todas as compras feitas a crédito. Um livro de vendas que mostra todas as vendas a crédito e um livro de caixa que registra todo o dinheiro recebido e pago. Um livro de devolução de compras registra todas as compras que foram devolvidas ao fornecedor, bem como um livro de devolução de vendas que indica todos os itens vendidos devolvidos. Há também um livro de contas recebidas que mostra todas as contas pagas, juntamente com os livros de contas a pagar que mostram todas as contas pagas, como luz. Os livros finais são periódicos principais, ou livros subsidiários propriamente ditos, que não exigem entrada em mini-periódicos.
Existem muitas vantagens em usar diferentes livros subsidiários para lançamentos variados, em vez de tê-los em apenas um diário. A primeira vantagem é que ajuda a manter os registros breves – é impossível gerenciar todas as transações no razão principal conforme elas ocorrem.
Outra vantagem de usar os livros subsidiários de contabilidade torna mais fácil rastrear as transações e evita a desordem que ocorreria se todas as informações diferentes estivessem em um só lugar. As informações separadas evitam a necessidade de fornecer detalhes estendidos da transação e tornam as referências futuras fáceis e simples. Os registros primários são classificados de acordo com a natureza das transações.
A terceira vantagem é que os livros subsidiários reduzem os casos de fraude. Os lançamentos contábeis manuais são feitos em ordem cronológica, o que significa que as datas seguem umas às outras e envolvem lançamentos detalhados em outras contas. O que isso significa é que é quase impossível manipular todos os livros envolvidos, mas se for feito, a detecção é bastante simples.
O lançamento nos registros primários pode ser atribuído a diferentes auxiliares de contabilidade, sendo, portanto, preciso e mais rápido durante a fase de processamento da contabilidade. Cada funcionário desempenha sua parte e dá os registros a outros para posterior processamento e reconciliação. Isso também elimina as oportunidades de fraude dentro das empresas. Seria necessário mais de um escrivão para cometer uma fraude e ocultá-la.
Por último, os registros primários indicam transações separadas de naturezas semelhantes, portanto, qualquer análise necessária é feita conveniente. Isso economiza tempo e muitos outros recursos. A precisão dos registros também é bastante aprimorada, pois eles desempenham um grande papel na determinação da saúde financeira de uma empresa individual.
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