“Bill and hold” é um termo usado para se referir a um acordo entre um comprador e um vendedor no qual o comprador é cobrado por bens ou serviços que não foram realmente recebidos. A ideia é que os produtos sejam entregues ao comprador em data posterior combinada. Como parte do acordo, o vendedor concorda em reservar esses produtos para o comprador, fornecer armazenamento temporário para esses produtos e executar a entrega do pedido assim que o pagamento for recebido e registrado.
Um arranjo de cobrança e retenção pode ser ilustrado com o exemplo de uma empresa que faz um pedido de um grande número de lápis a um fornecedor. O comprador pode querer pagar pelo pedido no período contábil atual, mas não deseja tomar posse dos lápis até uma data posterior, possivelmente devido à necessidade de liberar espaço para os lápis em uma área de armazenamento. Nesse cenário, o vendedor concorda em processar o pedido e segregar os lápis para preencher o pedido do restante de seu estoque. Nesse período, o comprador remete o pagamento do pedido e o vendedor registra a compra no contas a receber. Na data acordada entre as duas partes, o vendedor envia os lápis para o endereço fornecido pelo comprador. Após o recebimento dos lápis enviados, o pedido é considerado preenchido por ambas as partes.
Embora uma abordagem de cobrança às vezes possa ser benéfica tanto para o comprador quanto para o vendedor, o gerenciamento do processo pode exigir algum esforço extra. Os compradores devem manter o controle das datas de entrega previstas, bem como enviar o pagamento pelas mercadorias que ainda não foram recebidas. Não fazer isso pode aumentar o estoque real e apresentar uma falsa impressão de quais recursos estão realmente disponíveis para uso em vários processos de negócios. O vendedor também deve rastrear quanto estoque foi comprometido com o comprador e certificar-se de não usar esse estoque para preencher outros pedidos pendentes.
Junto com as armadilhas potenciais, é importante reconhecer que o uso de um arranjo bill and hold nem sempre é visto com bons olhos por várias agências reguladoras e deve ser conduzido de acordo com requisitos muito rígidos. Por exemplo, a Securities and Exchange Commission dos Estados Unidos não considera que a propriedade dos produtos passe do vendedor para o comprador até que o comprador esteja de fato na posse desses produtos, momento em que o comprador pode desfrutar de todos os direitos e responsabilidades relacionados com essa propriedade. Isso pode significar que o comprador deve observar certos regulamentos em termos de contabilidade para os fundos gastos na compra, a fim de cumprir as regras e regulamentos da SEC. Em países onde um processo de cobrança e retenção é mais comumente utilizado, os compradores e vendedores devem gerenciar o processo de contabilidade associado para que não haja dúvida sobre o status atual de um pedido, incluindo se ele foi realmente recebido ou se a entrega ainda é pendente.