As pessoas que trabalham como administradores de pagamento geralmente são responsáveis por rastrear as horas em que os funcionários trabalham e garantir que sejam pagos de acordo. Esses profissionais também podem ser responsáveis por rastrear os serviços que uma organização usa, como entregas de materiais, e garantir que os vendedores e fornecedores sejam pagos por seus serviços. Em alguns casos, pode-se esperar que um administrador de pagamento atue como contador. Ele ou ela é responsável por garantir que todos os trabalhadores sejam pagos de acordo com as leis e regulamentos estabelecidos pelas agências governamentais. Nesses cenários, um administrador de pagamento também pode participar de processos de auditoria e orçamento.
As qualificações exigidas pelas empresas de seus administradores pagadores variam de acordo com as tarefas pelas quais eles são responsáveis por concluir. Por exemplo, as empresas nas quais um administrador pagador deve inserir apenas dados referentes às horas trabalhadas pelos funcionários podem precisar apenas de um diploma ou experiência de associado para executar a entrada de dados em um ambiente de escritório. Nas organizações em que os administradores de pagamentos devem atuar como membros dos departamentos de contabilidade ou planejamento financeiro, geralmente precisam ter treinamento acadêmico formal em áreas como finanças ou contabilidade. Esses administradores de pagamento de nível superior também podem se beneficiar de muitos anos de experiência nos departamentos de contabilidade ou folha de pagamento, além de obter certificação profissional em contabilidade.
Grande parte do trabalho de um administrador de pagamentos inclui inserir dados e revisá-los para garantir que sejam consistentes. Em outras palavras, os administradores de pagamento podem medir os custos reais com base nas estimativas projetadas e determinar como e por que esses valores podem diferir. Também é comum que um administrador de pagamentos defina orçamentos e estimativas de mão-de-obra e garanta que os trabalhadores dediquem a quantidade adequada de horas.
Quando um administrador pagador trabalha para um táxi, limusine ou outro tipo de serviço de transporte, ele ou ela é responsável por coletar e inserir dados do motorista. Esse tipo de profissional pode usar medidores ou software para determinar a distância que um motorista viajou e quantos passageiros ele pegou. Um administrador pode então calcular quanto uma organização deve aos drivers de seus serviços.
É comum que um administrador de pagamento atue como negociador. Quando esse tipo de profissional é responsável pelo pagamento de fornecedores e outros prestadores de serviços, ele ou ela pode garantir que os termos de um contrato estejam sendo seguidos e que os custos e os termos de serviço sejam satisfatórios para ambas as partes. Também é normal que um administrador de pagamento em um departamento de folha de pagamento ajude os funcionários que acreditam ter sido mal pagos ou que desejam permissão para trabalhar horas extras.