Um agente de front office é um indivíduo que lida com as responsabilidades dos hóspedes em um estabelecimento hoteleiro. Esses tipos de agentes devem ser profissionais e ter sólidas habilidades de comunicação interpessoal. A aptidão para contar dinheiro, juntamente com fortes habilidades organizacionais, também são fundamentais na função de agente de front office. Os agentes de front office precisam ser flexíveis e pontuais, possuir um forte senso de responsabilidade e estar dispostos a atuar como elos de ligação entre os hóspedes e muitos outros departamentos dos estabelecimentos hoteleiros.
Um dever importante de um profissional de front office é registrar os convidados. Isso envolve essencialmente alugar quartos no estabelecimento, atribuir convidados a determinados quartos e promover outros serviços da empresa. Os agentes de recepção também devem responder às perguntas dos hóspedes e lidar com qualquer reclamação sobre quartos ou serviços. Verificar os convidados de uma maneira rápida e eficiente quando estiverem prontos para sair é um requisito que os agentes de front office devem cumprir. Por esse motivo, um agente de front office deve saber como usar equipamentos da indústria, como um limpador de cartão de crédito e uma máquina de chave eletrônica.
Indivíduos que trabalham no escritório da frente também precisam ter tempo para se comunicar com os clientes. Eles devem compartilhar informações com clientes atuais e potenciais sobre os serviços de sua organização e quaisquer promoções que a empresa esteja oferecendo. Iniciar um diálogo amigável com os clientes para estabelecer um relacionamento com eles também é uma parte crítica de ser um agente eficaz de front office.
A manipulação de dinheiro também é uma parte valiosa de uma posição de recepcionista de negócios. Os agentes que trabalham no escritório da frente são responsáveis pela coleta de pagamentos dos convidados após a conclusão dos serviços após o cálculo correto das contas. Além disso, eles devem garantir que eles tenham um suprimento adequado de dinheiro disponível para trocar os clientes quando necessário durante as transações financeiras. O lançamento de cobranças nas contas de convidados por produtos e serviços, como alimentação ou serviço de quarto, também é um dever do escritório.
Ajudar em tarefas diversas, como ajudar no período de servir café da manhã, também faz parte do trabalho na área frontal de um estabelecimento hoteleiro. Além disso, os agentes de front office devem procurar constantemente a segurança e o bem-estar dos hóspedes e relatar imediatamente quaisquer condições inseguras à gerência. Mesmo ajudando a decorar uma sala multifuncional ou sala de conferências para eventos especiais de convidados está na descrição do trabalho de um agente de front office. Além disso, esses agentes devem garantir que a área principal do saguão dos hóspedes permaneça arrumada para receber os hóspedes confortavelmente.
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