Um assistente de compras executa tarefas essenciais em setores que exigem um fornecimento constante de itens, como empresas de manufatura. Essa posição administrativa garante que os trabalhadores tenham materiais suficientes para uma produtividade efetiva, mantendo os custos baixos para obter lucros gerais mais altos da empresa. Os assistentes de compras devem estar confortáveis com a palavra escrita e falada, além de proficientes em cálculos matemáticos.
O principal dever de um assistente de compras é agendar compras de materiais e estimar os horários de chegada. As empresas não podem ficar sem itens essenciais para criar um produto altamente desejado, como componentes internos de telefones celulares. O assistente verifica o estoque atual e observa seu esgotamento, tanto em papel quanto em arquivos eletrônicos, e no armazém físico. Níveis baixos de estoque exigem uma compra do fornecedor específico para uma remessa oportuna, evitando lacunas no estoque.
A precisão no pedido é essencial para um assistente de compras bem-sucedido. A quantidade de cada item deve ser confirmada antes que o pedido seja feito com o fornecedor. Um erro de digitação ou erro não autorizado pode alterar acidentalmente um pedido de 44 para 444 itens, causando uma despesa enorme para a empresa e níveis excessivos de estoque.
Depois que uma remessa é recebida, o assistente de compras deve verificar se os itens enviados correspondem ao pedido em quantidade e tipo. Quaisquer variações do pedido de compra devem ser resolvidas entrando em contato com o fornecedor. O assistente precisa ter habilidades de comunicação afiadas para resolver qualquer mal-entendido de remessa. As comunicações com fornecedores podem ser na forma de chamadas telefônicas, email ou fax.
Outro dever fundamental de um assistente de compras é encontrar novos fornecedores com produtos de qualidade e baixos custos. Os custos de material tendem a aumentar com a inflação, fazendo com que o produto manufaturado em geral tenha um preço mais alto. Os assistentes de compras podem encontrar fornecedores de materiais alternativos, por meio da rede do setor, para fornecer suprimentos com menos custos. O assistente pode até ter teleconferências com seus supervisores e o possível novo fornecedor para criar um contrato comercial.
Dependendo do setor, o assistente de compras pode estar familiarizado com as leis alfandegárias do governo para importação de materiais. Muitas empresas usam materiais de outros países, cortando custos de peças essenciais. A importação de peças leva mais tempo do que a movimentação de materiais no mercado interno; portanto, o assistente precisaria levar em consideração o tempo de remessa extra para evitar a interrupção da produção.
Esse assistente também geralmente aprova o pagamento das mercadorias recebidas. Quaisquer disputas sobre uma remessa não serão pagas até que o assistente de compras resolva e aprove a nota fiscal de venda. O assistente pode precisar contar fisicamente o inventário repetidamente para resolver inconsistências de quantidade, exigindo movimento ágil através de caixas ou depósitos de estoque.