Um assistente de compras executa tarefas essenciais em setores que exigem um fornecimento constante de itens, como empresas de manufatura. Essa posi??o administrativa garante que os trabalhadores tenham materiais suficientes para uma produtividade efetiva, mantendo os custos baixos para obter lucros gerais mais altos da empresa. Os assistentes de compras devem estar confort?veis ??com a palavra escrita e falada, al?m de proficientes em c?lculos matem?ticos.
O principal dever de um assistente de compras ? agendar compras de materiais e estimar os hor?rios de chegada. As empresas n?o podem ficar sem itens essenciais para criar um produto altamente desejado, como componentes internos de telefones celulares. O assistente verifica o estoque atual e observa seu esgotamento, tanto em papel quanto em arquivos eletr?nicos, e no armaz?m f?sico. N?veis baixos de estoque exigem uma compra do fornecedor espec?fico para uma remessa oportuna, evitando lacunas no estoque.
A precis?o no pedido ? essencial para um assistente de compras bem-sucedido. A quantidade de cada item deve ser confirmada antes que o pedido seja feito com o fornecedor. Um erro de digita??o ou erro n?o autorizado pode alterar acidentalmente um pedido de 44 para 444 itens, causando uma despesa enorme para a empresa e n?veis excessivos de estoque.
Depois que uma remessa ? recebida, o assistente de compras deve verificar se os itens enviados correspondem ao pedido em quantidade e tipo. Quaisquer varia??es do pedido de compra devem ser resolvidas entrando em contato com o fornecedor. O assistente precisa ter habilidades de comunica??o afiadas para resolver qualquer mal-entendido de remessa. As comunica??es com fornecedores podem ser na forma de chamadas telef?nicas, email ou fax.
Outro dever fundamental de um assistente de compras ? encontrar novos fornecedores com produtos de qualidade e baixos custos. Os custos de material tendem a aumentar com a infla??o, fazendo com que o produto manufaturado em geral tenha um pre?o mais alto. Os assistentes de compras podem encontrar fornecedores de materiais alternativos, por meio da rede do setor, para fornecer suprimentos com menos custos. O assistente pode at? ter teleconfer?ncias com seus supervisores e o poss?vel novo fornecedor para criar um contrato comercial.
Dependendo do setor, o assistente de compras pode estar familiarizado com as leis alfandeg?rias do governo para importa??o de materiais. Muitas empresas usam materiais de outros pa?ses, cortando custos de pe?as essenciais. A importa??o de pe?as leva mais tempo do que a movimenta??o de materiais no mercado interno; portanto, o assistente precisaria levar em considera??o o tempo de remessa extra para evitar a interrup??o da produ??o.
Esse assistente tamb?m geralmente aprova o pagamento das mercadorias recebidas. Quaisquer disputas sobre uma remessa n?o ser?o pagas at? que o assistente de compras resolva e aprove a nota fiscal de venda. O assistente pode precisar contar fisicamente o invent?rio repetidamente para resolver inconsist?ncias de quantidade, exigindo movimento ?gil atrav?s de caixas ou dep?sitos de estoque.