As empresas hipotecárias, proprietários de terras e potenciais compradores de imóveis geralmente optam por realizar transações comerciais por meio de terceiros neutros chamados empresas de custódia. Os oficiais de custódia e seus assistentes garantem o cumprimento das obrigações contratuais, pagam empréstimos e dívidas pendentes, e os títulos de imóveis estão limpos e prontos para serem transferidos. Um assistente de custódia lida principalmente com as funções de atendimento ao cliente e a documentação básica do escritório. Com o treinamento adequado, ele ou ela podem negociar os termos do contrato e criar documentos legais também.
Quando uma pessoa decide comprar uma casa nova ou investir em outro tipo de imóvel, ela pode estabelecer um contrato trabalhando através de uma empresa de custódia. Um assistente de custódia fala com o novo cliente pessoalmente ou por telefone, explicando os conceitos básicos de trabalhar com um contrato e transferir dinheiro. Ele esclarece os detalhes às vezes confusos sobre questões legais, transferências de títulos e apólices de seguro. Quando o cliente estiver satisfeito com os termos, o assistente de custódia poderá revisar os documentos com um supervisor e começar a trabalhar com o vendedor ou a empresa de hipoteca.
Os assistentes de custódia também desempenham funções gerais de secretariado no escritório. Eles atendem telefones, estabelecem compromissos com os oficiais e atualizam os arquivos dos clientes eletrônicos. Muitos assistentes também são responsáveis por trabalhos de folha de pagamento, agendamento e outros trabalhos de gerenciamento de escritório. É essencial que um assistente de custódia seja muito detalhado e organizado, a fim de garantir que as operações diárias sejam executadas sem problemas e que documentos e contratos importantes possam ser encontrados quando necessários.
Não há requisitos estritos de educação ou treinamento para se tornar um assistente de depósito. A maioria dos empregadores contrata graduados do ensino médio que são capazes de demonstrar fortes habilidades em matemática, comunicação e informática. Alguns grandes escritórios de custódia preferem contratar assistentes que tenham concluído algum trabalho universitário em uma especialidade comercial, como estudos financeiros ou paralegal. Além disso, a experiência anterior de trabalho em cargos de atendimento ao cliente, agências imobiliárias ou escritórios de advocacia pode melhorar significativamente as chances de uma pessoa conseguir um emprego de nível básico.
Os novos assistentes de custódia normalmente passam de uma a quatro semanas em treinamento, participando de atividades em sala de aula e acompanhando assistentes e oficiais experientes no trabalho. Após várias semanas de trabalho supervisionado, um assistente de depósito bem-sucedido recebe mais responsabilidades e tem permissão para trabalhar de forma independente. Com educação continuada e pelo menos um ano de experiência, um assistente poderá se tornar um oficial de um escritório de custódia local.