Um expedidor de caminhões dirige e monitora os movimentos de caminhões e mercadorias. Ela pode estar encarregada de caminhões locais ou regionais ou que atravessam uma grande vizinhança ou país. O despachante normalmente se comunica com os motoristas de caminhão durante suas viagens para monitorar seu progresso e resolver quaisquer problemas ou problemas que possam surgir enquanto eles se dirigem para seus destinos.
Nas grandes empresas de caminhões, normalmente há uma equipe de despachantes que normalmente recebem territórios geográficos diferentes. Eles costumam trabalhar em equipe. Um despachante recebe chamadas solicitando serviço de caminhão e informações relacionadas dos clientes, e o outro despacha chamadas para sua frota para organizar uma nova coleta ou entrega. Essas comunicações são normalmente feitas por telefones celulares, walkie-talkies ou outros dispositivos eletrônicos interativos. Em uma empresa pequena, geralmente é necessário um despachante para executar todas essas tarefas.
A pessoa com esse trabalho costuma estar envolvida em todos os aspectos das capturas e entregas e acompanha as remessas desde o início até a conclusão. Ela é responsável por resolver quaisquer problemas que possam afetar os horários programados para coleta ou entrega. Esses problemas normalmente incluem problemas mecânicos com caminhões, atrasos devido a desafios de tráfego ou meteorológicos ou alterações solicitadas pelo cliente em relação a horários ou locais.
Um expedidor de caminhões é geralmente necessário para manter registros meticulosos. Ela geralmente possui um registro para gravar chamadas recebidas e efetuadas e anota quais ações foram tomadas. Também são geralmente mantidos registros que refletem informações sobre os veículos, faturas de frete, rotas dos caminhoneiros e horários estimados de chegada. Mudanças de direção, destinos, frete ou outros fatores são registrados regularmente. Se ocorrerem contratempos ou houver um problema com um remetente ou cliente, esses registros podem ser úteis no processo de resolução. Grandes painéis de atividades em grandes empresas de caminhões freqüentemente exibem rotas de caminhões e informações ao vivo sobre o progresso dos caminhoneiros.
É bastante comum que um expedidor de caminhões faça pequenas alterações na rota de um caminhoneiro. Geralmente, ela recebe solicitações de movimentação de mercadorias de ou para um destino já agendado para entrega ou retirada. Para facilitar a solicitação, ela freqüentemente entra em contato com o caminhoneiro para verificar se é possível uma consolidação de frete. Se for considerado viável, ela, o caminhoneiro e o cliente conferem a melhor maneira de organizá-lo.
Nenhuma educação formal é necessária para ser um despachante de caminhões. Normalmente, é necessário um diploma do ensino médio ou equivalente. Os expedidores costumam ser ex-motoristas de caminhão. Sua familiaridade com as políticas e procedimentos da empresa, o conhecimento de estradas e rodovias e o conhecimento dos regulamentos locais e regionais de transporte e direção os tornam candidatos ideais para o trabalho de despachante.