Um gerente de subsídios trabalha para várias organizações para incluir organizações sem fins lucrativos, agências de serviço social e instituições educacionais. As responsabilidades habituais da função incluem planejar e implementar programas de subsídios, realizar pesquisas de subsídios, redigir propostas de subsídios, preparar pedidos de subsídios, auditar a conformidade dos subsídios e preparar e emitir relatórios de subsídios. Na maioria dos casos, o gerente de subsídios se reportará a algum tipo de diretor, como um diretor de centro em uma agência de serviço social. A maior parte do trabalho, no entanto, inclui a identificação de possíveis doações que são mais úteis para a missão e os objetivos gerais da organização. A comunicação com organizações que concedem doações também é uma tarefa importante que é da competência de um gerente de doações.
Em primeiro lugar, um gerente de subsídios precisará pesquisar subsídios disponíveis e identificar com precisão aqueles que a organização pode tirar proveito. A pesquisa de subsídios disponíveis e sua aplicabilidade à missão da organização exigem uma metodologia eficiente e um processo analítico. O equilíbrio eficaz de ambos os requisitos determina com freqüência o sucesso na posição. Depois que uma doação é identificada, o gerente de doações precisará apresentar um aplicativo que demonstre efetivamente que a organização está em posição de usar a doação com sabedoria e efetuar as mudanças que as doações pretendem impactar. Além disso, em outros casos em que os subsídios não estão prontamente disponíveis, é necessário desenvolver propostas que não apenas identifiquem uma necessidade, mas também articulem um plano que o subsídio ajudará a realizar.
Depois que uma concessão é concedida, o gerente de subvenções é responsável por garantir a conformidade com as especificações e requisitos da concessão. A concessão de subsídios geralmente é feita com base em usos específicos dos fundos fornecidos, bem como nos marcos esperados no programa financiado. Cabe ao gerente de subvenções, essa responsabilidade envolve a comunicação dessas especificações, requisitos e marcos, além de seguir em intervalos regulares para garantir a conformidade. A comunicação do progresso por meio de reuniões pessoais e relatórios de doações faz parte desse processo. Muitas vezes, isso é realizado por meio de visitas ao local da organização adjudicante, além de relatórios preparados que podem se concentrar em preocupações orçamentárias e documentar o progresso.
Além disso, um conjunto separado de relatórios de subsídios é requisito para a responsabilidade interna. Esses relatórios geralmente são preparados para detalhar cada concessão individualmente e todas as doações coletivamente. Posteriormente, esses relatórios são enviados ao supervisor do gerente de doações, geralmente acompanhados de uma apresentação detalhando cada relatório enviado. A emissão de tais relatórios exige que o gerente de subvenções demonstre efetivamente que está lidando com as tarefas necessárias de forma responsável.