Um representante de cobrança mantém bancos de dados de clientes, emite faturas e lida com comunicações relacionadas a questões de cobrança. Muitas empresas de serviços públicos, consultórios médicos e prestadores de serviços similares usam representantes de cobrança para gerenciar seus sistemas de cobrança e pagamento. Normalmente, não há requisitos educacionais especiais para este trabalho além de um diploma do ensino médio, embora alguns escritórios esperem uma experiência relevante em suporte administrativo e cobrança especificamente. As oportunidades de emprego podem variar, dependendo da experiência, treinamento e região.
Quando novos clientes ou clientes chegam, o representante de cobrança os registra, coletando informações básicas, registrando-as e tomando nota de quaisquer preocupações especiais. Isso pode incluir a elegibilidade para serviços através de seguros ou outros programas de pagamento. Os representantes de cobrança podem fornecer aconselhamento, alertando as pessoas sobre suas obrigações quando aceitam produtos e serviços e oferecendo conselhos sobre redução de despesas. Por exemplo, se um cliente em um consultório médico tiver seguro, o representante de cobrança poderá aconselhar a liberação antecipada de certos procedimentos ou tratamentos.
À medida que a empresa presta serviços, o representante de cobrança gera contas e as envia para a parte apropriada. Pode ser uma companhia de seguros, agência governamental que fornece serviços, empregador ou outra entidade. Qualquer restante devido na fatura é de responsabilidade do cliente. Os representantes de cobrança podem trabalhar em planos de pagamento e outras medidas para lidar com contas grandes e inesperadas. Eles mantêm as contas dos clientes em situação regular e mantêm a comunicação com clientes que possuem saldos pendentes para aumentar as chances de cobrar o saldo integralmente.
Esse trabalho pode incluir verificação de seguro, verificações para garantir que os clientes estejam segurados e determinar a natureza de sua cobertura. Os representantes de cobrança podem precisar estar familiarizados com as práticas de codificação usadas para identificar serviços e procedimentos com o uso de um sistema padronizado. Em alguns casos, vários sistemas podem ser usados pela mesma empresa, dependendo de onde as contas vão. As companhias de seguros podem ter seus próprios códigos, por exemplo, que precisam ser inseridos corretamente para receber pagamentos.
As cobranças iniciais nas contas dos clientes que parecem estar em atraso podem ser de responsabilidade de um representante de cobrança. Isso pode incluir o estabelecimento de informações de contato corretas, emissão de demandas de pagamento e fornecimento de informações sobre métodos de pagamento. Se os clientes não responderem às tentativas de cobrança, a empresa poderá entregá-los a terceiros que usem práticas mais agressivas, mediante taxa. Ao se concentrar exclusivamente nas cobranças, ao contrário de um representante de cobrança que lida com uma variedade de tarefas, o terceiro pode aumentar a taxa de cobrança.