As pessoas costumam receber informações conflitantes sobre o período de tempo que devem reter um cheque cancelado. Em alguns casos, pode haver regras diferentes que se aplicam a pessoas físicas e jurídicas, mas, em geral, a maioria dos cheques em papel podem ser descartados depois de reconciliados com seu extrato bancário mensal. Existem várias exceções, e a maioria delas tem a ver com a manutenção de registros precisos para fins fiscais. Dependendo do tipo de despesa, alguns cheques cancelados precisam ser guardados por apenas um ano, enquanto outros devem ser arquivados por pelo menos sete anos.
Um cheque que você escreveu é considerado cancelado quando os fundos são retirados de sua conta bancária. O cheque real geralmente é carimbado ou marcado como cancelado e, em alguns casos, ele é devolvido a você. Caso contrário, você pode receber uma fotocópia ou ter acesso às informações online – essa prática do banco costuma ser chamada de retenção, truncamento ou custódia de cheques. Você pode não precisar guardar extratos ou cheques em papel se tiver acesso a eles online ou solicitando cópias do banco. Muitas pessoas descobrem que essas práticas as ajudam a controlar a desordem de papel.
Algumas situações potenciais em que você precisaria manter um cheque cancelado incluem fornecê-lo como prova de compra de um item com defeito ou como comprovante de pagamento de uma conta. Mais importante ainda, alguns cheques cancelados devem ser mantidos como parte de seus registros fiscais, como os de despesas dedutíveis. A maioria dos especialistas financeiros recomenda preencher o cheque cancelado por um período mínimo de sete e máximo de dez anos. Para os residentes dos EUA, isso pode ajudá-los a proteger suas informações e fornecer documentação, caso sejam auditados pelo Internal Revenue Service (IRS).
Outros cheques cancelados, como aqueles para pagamentos de rotina, geralmente podem ser descartados após três anos – no máximo. Alguns, no entanto, podem precisar ser salvos para documentar despesas relacionadas a cuidados de saúde para fins de seguro, por exemplo. Além disso, os proprietários são frequentemente aconselhados a reter cheques cancelados relacionados à reforma da casa enquanto forem proprietários de sua propriedade.
Existem algumas desvantagens em ter apenas um cheque cancelado como documentação. Em alguns casos, o cheque mostra quanto foi pago e para quem, mas não indica os detalhes do que foi comprado. Como resultado, pode ser difícil justificar certas despesas comerciais e baixá-las para fins fiscais. Portanto, pode ser útil manter recibos e outros documentos comprovativos como informações suplementares. Quando não são mais necessários, cheques e outros papéis geralmente devem ser destruídos para ajudar a evitar fraude de identidade.
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