Uma empresa que lida com vendas ao público em geral, especialmente aquelas exclusivamente online, pode se beneficiar da reconciliação de pagamentos. As etapas para reconciliação de pagamento podem variar de acordo com o tipo de empresa e os tipos de pagamentos ou saldos devidos. Uma empresa que busca pagamentos de consumidores pode empregar táticas ligeiramente diferentes dos pagamentos entre empresas. Essas etapas podem incluir a correspondência entre os dados da fatura e a receita para encontrar discrepâncias, entrar em contato com quem deve o pagamento ou até mesmo reconciliar erros com as instituições financeiras.
Muitas empresas reconciliam manualmente todos os pagamentos provenientes de clientes ou de outras fontes. Às vezes, isso pode resultar na falta de pagamentos ou dados, mas ainda é preferido por aqueles que não desejam investir em software de reconciliação. As etapas de reconciliação de pagamento eletrônico são projetadas para que o sistema possa reunir e comparar automaticamente todos os relatórios relevantes e enviar os resultados para a unidade de gerenciamento adequada.
Depois que os dados são coletados, as próximas etapas de reconciliação de pagamento envolvem o software ou a equipe do computador, classificando e atribuindo todos os dados. Isso pode ser feito por produto ou linha de negócios ou por qualquer outro critério determinado pelos proprietários da empresa, para que os dados relevantes sejam mantidos juntos. Em seguida, cada parte ou coleta de dados pode ser atribuída ao funcionário relevante que lida com esses dados. As próximas etapas geralmente incluem a transferência, com o software ou manualmente, de todos esses dados para uma planilha ou outro sistema desse tipo, facilitando a revisão de todos os depósitos e cobranças.
O processamento do cartão de crédito também pode ser uma etapa do processo de reconciliação de alguns negócios. Isso inclui transações e os nomes, números de telefone e endereços dos clientes. É importante para a maioria das empresas ter um software ou hospedagem de terceiros que possa lidar com isso para processar adequadamente os pagamentos e capturar as informações do cartão de crédito. O sistema pode então decidir para a empresa se deve cancelar os pagamentos não recebidos ou apresentá-los novamente.
As últimas etapas precisarão de alguma interação humana apenas para avaliar as informações que o programa de reconciliação de pagamentos produziu. Na maioria das vezes, a equipe geralmente não é obrigada a pesquisar nada e deve agir apenas com as informações fornecidas. Essas ações podem incluir entrar em contato com beneficiários ou arquivar dados para revisões trimestrais. Se os pagamentos não puderem ser reconciliados, eles são considerados pendentes e, na maioria das empresas, tornam-se de alta prioridade e podem afetar seriamente as relações comerciais e com os clientes. É importante que as empresas reconciliem todos os pagamentos possíveis, mas a maioria tem uma margem para dívidas não pagas incorporadas em seus orçamentos.
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