Uma secret?ria ? uma assistente que ajuda os profissionais a executar tarefas como atender telefones, realizar correspond?ncias, arquivar documentos em papel e realizar tarefas de entrada de dados. Na maioria dos casos, os secret?rios s?o excelentes comunicadores, capazes de compor memorandos claros e concisos e se comunicar com os visitantes de um escrit?rio. Muitos profissionais em um n?mero diversificado de ?reas dependem de seus secret?rios para manter seus escrit?rios em ordem, agendar compromissos, reunir informa??es e, em muitos casos, para garantir que todos os documentos importantes sejam enviados aos colegas, clientes e ag?ncias reguladoras com informa??es completas e precisas . Uma das dicas mais importantes para a contrata??o de uma secret?ria ? garantir que um an?ncio para uma vaga ofere?a uma lista completa e detalhada de qualifica??es e requisitos de trabalho. Algumas outras dicas importantes para a contrata??o de uma secret?ria s?o usar v?rias fontes diferentes para encontrar candidatos a emprego, escrever perguntas de entrevistas com anteced?ncia e perceber que ? melhor tomar uma decis?o inteligente do que tomar uma decis?o r?pida.
Alguns profissionais t?m a sorte de encontrar secret?rias que lhes foram recomendadas pelos colegas. Nesses casos, talvez nem seja necess?rio preencher um an?ncio de emprego. Na maioria das vezes, no entanto, contratar uma secret?ria exige a conclus?o de um an?ncio de vaga. Este ? um documento que informa aos poss?veis candidatos a emprego que um profissional est? procurando um assistente e que tamb?m deve listar as qualifica??es que os candidatos deveriam ter adquirido antes de enviar curr?culos.
Um profissional que contrata uma secret?ria para um escrit?rio comercial regular pode listar apenas que um assistente ideal tem anos de experi?ncia em comunica??o com profissionais, realiza??o de entrada de dados e uso de software de agendamento e cobran?a. Em ?reas mais especializadas, no entanto, como nas ?reas de direito e medicina, a contrata??o de uma secret?ria pode exigir que os profissionais estejam familiarizados com v?rios tipos de certifica??o. A maioria dos m?dicos, por exemplo, contrata secret?rios com treinamento e certifica??o em manuten??o de registros m?dicos ou cobran?a e codifica??o m?dica em ?reas onde o seguro ? um fator.
Tamb?m ? importante enviar avisos de abertura de emprego para v?rias fontes diferentes. Ao contratar uma secret?ria, ? uma boa ideia enviar an?ncios para jornais, sites e outros recursos locais usados ??por indiv?duos que possam estar procurando trabalho em um campo relevante. Um advogado, por exemplo, pode enviar an?ncios de emprego para centros locais de treinamento em paralegal, enquanto um m?dico pode enviar avisos para programas de administra??o de sa?de locais.
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