Uma secretária é uma assistente que ajuda os profissionais a executar tarefas como atender telefones, realizar correspondências, arquivar documentos em papel e realizar tarefas de entrada de dados. Na maioria dos casos, os secretários são excelentes comunicadores, capazes de compor memorandos claros e concisos e se comunicar com os visitantes de um escritório. Muitos profissionais em um número diversificado de áreas dependem de seus secretários para manter seus escritórios em ordem, agendar compromissos, reunir informações e, em muitos casos, para garantir que todos os documentos importantes sejam enviados aos colegas, clientes e agências reguladoras com informações completas e precisas . Uma das dicas mais importantes para a contratação de uma secretária é garantir que um anúncio para uma vaga ofereça uma lista completa e detalhada de qualificações e requisitos de trabalho. Algumas outras dicas importantes para a contratação de uma secretária são usar várias fontes diferentes para encontrar candidatos a emprego, escrever perguntas de entrevistas com antecedência e perceber que é melhor tomar uma decisão inteligente do que tomar uma decisão rápida.
Alguns profissionais têm a sorte de encontrar secretárias que lhes foram recomendadas pelos colegas. Nesses casos, talvez nem seja necessário preencher um anúncio de emprego. Na maioria das vezes, no entanto, contratar uma secretária exige a conclusão de um anúncio de vaga. Este é um documento que informa aos possíveis candidatos a emprego que um profissional está procurando um assistente e que também deve listar as qualificações que os candidatos deveriam ter adquirido antes de enviar currículos.
Um profissional que contrata uma secretária para um escritório comercial regular pode listar apenas que um assistente ideal tem anos de experiência em comunicação com profissionais, realização de entrada de dados e uso de software de agendamento e cobrança. Em áreas mais especializadas, no entanto, como nas áreas de direito e medicina, a contratação de uma secretária pode exigir que os profissionais estejam familiarizados com vários tipos de certificação. A maioria dos médicos, por exemplo, contrata secretários com treinamento e certificação em manutenção de registros médicos ou cobrança e codificação médica em áreas onde o seguro é um fator.
Também é importante enviar avisos de abertura de emprego para várias fontes diferentes. Ao contratar uma secretária, é uma boa ideia enviar anúncios para jornais, sites e outros recursos locais usados por indivíduos que possam estar procurando trabalho em um campo relevante. Um advogado, por exemplo, pode enviar anúncios de emprego para centros locais de treinamento em paralegal, enquanto um médico pode enviar avisos para programas de administração de saúde locais.
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