Também conhecido como pré-pagamentos, as despesas pré-pagas são custos pagos antecipadamente, beneficiando uma empresa por mais de um período contábil. Nos negócios, as despesas antecipadas fazem parte de um conjunto de ajustes conhecido como diferimentos. As contas geralmente gerenciam os pré-pagamentos e outros diferimentos ajustando as despesas no final do intervalo contábil. Aluguel, seguro e suprimentos são contas pré-pagas típicas.
Na primeira vez que a despesa é pré-paga, o contador a registra como um aumento na conta do ativo, que representa o benefício ou serviço futuro do pré-pagamento. Os fundos na conta do ativo expiram com o tempo ou pelo uso. Por exemplo, o aluguel e o seguro expiram com a passagem do tempo, enquanto os suprimentos diminuem com o uso. Deduzir o vencimento diário dessas despesas seria tedioso e demorado, razão pela qual os contadores geralmente ajustam os custos pré-pagos ao preparar as demonstrações contábeis de fechamento.
Ao se preparar para fechar contas, o ajuste de entradas para despesas pré-pagas serve a dois propósitos. Primeiro, o ajuste mostra a quantidade de fundos que expirou durante o período contábil atual. Em segundo lugar, o ajuste mostra o saldo remanescente de fundos pré-pagos.
Antes do ajuste, os ativos pré-pagos são maiores do que o saldo real e as despesas são menores. Os contadores ajustam essa discrepância aumentando as despesas e diminuindo os ativos pelo valor expirado no intervalo contábil atual. A forma como o valor vencido é calculado depende de várias variáveis, incluindo a duração do período e o tipo de despesas antecipadas.
Suprimentos – como envelopes, papel e cartuchos de impressora – são registrados como despesas pré-pagas adicionadas à conta do ativo quando adquiridos. Ao longo das operações, os suprimentos são usados e, em seguida, inventariados no encerramento do intervalo de contabilidade. A diferença estimada no custo de suprimentos do início ao fim do período de tempo é ajustada como ativo e despesa expirados.
O seguro, que deve ser pago antecipadamente, protege a empresa de perdas financeiras devido a roubo, incêndio ou eventos semelhantes. As contas registram os pagamentos antecipados de seguro iniciais como um aumento dos ativos e, em seguida, deduzem as despesas incorridas durante o intervalo contábil. O valor deduzido depende do prêmio da seguradora no período. Os contadores registram as despesas com aluguel de maneira semelhante.
Receitas não obtidas são pagamentos antecipados feitos à empresa por outra organização. Eles também são ajustados para o final dos períodos contábeis, mas os fundos começam como uma dedução dos ativos e são adicionados de volta como ajustes. Essas despesas pré-pagas valem mais com o passar do tempo ou com o uso pela organização de pré-pagamento.