Uma ampla variedade de ferramentas para rastrear despesas está disponível e as pessoas podem precisar fazer alguns experimentos para encontrar um método que funcione para suas necessidades. Estar disposto a experimentar vários métodos e ter acesso a versões de teste de ferramentas de software é muito útil. As pessoas também devem considerar por que estão monitorando as despesas, pois isso pode ajudá-las a encontrar a melhor maneira de administrar os registros financeiros. Ferramentas projetadas especificamente para impostos, por exemplo, podem funcionar de maneira diferente daquelas destinadas a ajudar as pessoas com orçamentos.
As pessoas podem controlar as despesas usando um software de contabilidade, incluindo uma variedade de produtos integrados que podem fazer coisas como recuperar dados de contas bancárias. Eles também podem gerenciar suas despesas manualmente, usando campos de notação em um talão de cheques ou registro de conta, ou mantendo um livro-razão de despesas. Algumas pessoas encontram um meio-termo, usando uma ferramenta como uma planilha de computador para gerenciar despesas para que possam personalizar o layout e os campos.
Algumas coisas a se pensar ao selecionar um método para rastrear despesas incluem quais tipos de despesas estão sendo rastreadas, por que e como as informações serão usadas. Acompanhar as despesas domésticas e as despesas comerciais pode envolver necessidades diferentes, por exemplo. Um aluno pode estar rastreando despesas para enviar a contabilidade a um fundo fiduciário para reembolso, enquanto um contratante independente pode querer rastrear despesas com o propósito de determinar as deduções fiscais no final do ano.
Geralmente, é aconselhável controlar as despesas à medida que são incorridas ou em intervalos regulares, como semanais, em vez de retroceder intermitentemente e ter de lidar com grandes volumes de dados. Para as pessoas que têm problemas com isso, um programa de software que se comunica com contas bancárias pode ser útil, pois todas as atividades financeiras nessas contas serão importadas instantaneamente e as pessoas serão solicitadas a inserir informações, como categorizar uma determinada atividade financeira. Para as pessoas que precisam guardar recibos, é importante ter um sistema de acompanhamento para arquivamento e organização dos recibos.
Quando as pessoas estão rastreando despesas para um propósito específico, podem querer falar com um contador sobre suas opções e a melhor maneira de controlar suas despesas. Isso os impedirá de fazer o trabalho novamente mais tarde; por exemplo, as deduções fiscais são divididas em categorias distintas e saber quais são essas categorias e o que se encaixa nelas permitirá que as pessoas classifiquem as despesas corretamente na primeira vez. Da mesma forma, as pessoas que rastreiam despesas para cumprir os termos de um acordo, como alunos responsáveis perante seus pais ou funcionários que rastreiam despesas para um empregador, devem conversar com a outra parte sobre o que se espera para desenvolver um sistema mutuamente satisfatório. Pode haver requisitos legais para outros; uma pessoa que administra um fundo fiduciário, por exemplo, precisa atender a requisitos rígidos de relatório e arquivamento para prestar contas de como o fundo é usado.