As maiores vantagens da videoconferência são eficiência e custo. Em uma videoconferência, ninguém precisa ir além da tela do computador. Os participantes podem fazer login de qualquer lugar, e tudo o que normalmente é necessário é a tecnologia básica de computador e algum tipo de software de videoconferência. A economia de custos geralmente é enorme. Não são apenas os custos de viagem e o tempo perdido em trânsito, mas os espaços para conferências não precisam ser alugados, reservados ou mantidos.
À medida que a Internet se tornou mais onipresente, o uso da videoconferência on-line se tornou cada vez mais popular no mundo dos negócios. A videoconferência permite que empresas, organizações e outros grupos comerciais transmitam suas conferências on-line em tempo real. Isso permite uma participação muito mais robusta, tanto de participantes localizados remotamente quanto de participantes locais que talvez não tenham tempo para deixar seus escritórios ou viajar pela cidade.
Os primeiros dias da videoconferência foram marcados por componentes de vídeo para conferências da vida real. As vantagens desse tipo de videoconferência permanecem válidas e ainda estão em uso hoje. Muitas conferências importantes são transmitidas por simulcast ou webcast em versões de streaming online, para permitir a participação remota. Os participantes que assistem a essas videoconferências on-line geralmente podem participar por e-mail a um moderador ou por meio de recursos de bate-papo interativo no site de videoconferência.
As vantagens da videoconferência só foram expandidas com a mudança da tecnologia. Embora os webcasts ainda sejam formas comuns de usar a tecnologia de videoconferência para integrar participantes remotos, a tecnologia também está sendo usada para vincular exclusivamente participantes remotos. Uma das principais vantagens do software de videoconferência hoje é a capacidade de hospedar exclusivamente reuniões e conferências on-line.
Os sistemas de videoconferência geralmente não são complexos, e é necessário um equipamento relativamente pequeno para realizar uma reunião online bem-sucedida. Normalmente, tudo o que é necessário é um computador pronto para a Internet, uma câmera na Web e algum tipo de software de videoconferência. Geralmente, existem vários pacotes de software para escolher, desde programas gratuitos baseados na Web até aplicativos mais seguros e protegidos por senha. Alguns programas de conferência são capazes de transformar telefones celulares em escritórios móveis, e a maioria permite acesso de qualquer lugar em que haja uma conexão à Internet.
Uma das principais vantagens da videoconferência é a capacidade de reunir rapidamente pessoas de diversos locais e fusos horários. A maioria dos programas de software cria uma “sala de reunião” virtual onde os participantes podem fazer login, ativar suas câmeras na web e participar e interagir entre si como se estivessem todos na mesma sala. As videoconferências podem ser projetadas como discussões em mesa redonda ou como apresentações de uma ou mais pessoas. Na maioria das vezes, os participantes podem conversar visivelmente entre si por meio de vídeo e não são relegados para salas de bate-papo ou correspondência por e-mail. Os participantes também podem facilmente carregar e baixar documentos ao longo de uma videoconferência.
Outra vantagem da videoconferência é a capacidade pronta para arquivar os procedimentos. Na maioria das vezes, as videoconferências podem ser salvas, copiadas em backup e revisadas posteriormente. Isso permite que as empresas tenham um registro de tudo o que foi realizado ou decidido em uma reunião sem precisar designar um participante como secretário ou gravador.
Mais e mais empresas estão escolhendo videoconferências em detrimento de conferências tradicionais, como forma de economizar dinheiro e como meio de aumentar a produtividade dos funcionários. Com isso, muitas pessoas podem participar, com pouco ou nenhum custo para ninguém. Embora algo se perca na ausência de verdadeiros encontros cara a cara, para empresas com escritórios em várias cidades ou mesmo em vários países, as vantagens da videoconferência são difíceis de superar.
Inteligente de ativos.