Escrever textos educacionais, correspondência pessoal e materiais de comunicação comercial têm princípios gramaticais semelhantes, mas também apresentam diferenças. Embora a gramática tradicional seja importante, alguns dos princípios mais importantes da gramática comercial estão relacionados ao tom profissional e à conotação da comunicação.
Um dos primeiros princípios da gramática comercial é verificar a precisão e erros gramaticais. Felizmente, existem ferramentas que podem ajudar a verificar isso automaticamente. Existe um software de verificação gramatical para quase qualquer tipo de programa de processamento de texto. Como é difícil para qualquer pessoa conhecer todas as regras gramaticais, o software ajuda a detectar erros gramaticais que podem causar alguns erros embaraçosos para a empresa.
A formalidade é outro dos princípios da gramática comercial. Geralmente, a gramática e o tom são de natureza mais formal na correspondência comercial do que na correspondência pessoal. Este não é o caso de todas as empresas, mas como regra geral. Algumas empresas operam com uma premissa mais informal, o que se traduz em um tom mais descontraído e informal em suas comunicações comerciais.
Outro dos princípios da gramática comercial é escolher um estilo para a gramática. A maioria das empresas escolhe entre o estilo Chicago Manual ou o estilo AP Manual. Existem diferenças gramaticais entre os dois estilos. O estilo manual que a empresa escolhe operar pode alterar o uso da gramática nas comunicações comerciais.
Algumas das diferenças gramaticais pertencem à forma como os números são escritos. Por exemplo, os princípios da gramática comercial indicam se os números devem ser digitados de um a nove. Esses mesmos princípios dizem usar números numéricos para qualquer dígito acima de nove. Os princípios também podem fornecer orientação sobre se o “e” em uma lista carrega uma vírgula antes da última parte da lista ou não.
Os princípios da gramática comercial também determinam o tratamento da correspondência comercial. Por exemplo, é recomendável que as empresas enviem comunicações comerciais por meio de um extenso processo de revisão. É aconselhável que pelo menos duas pessoas revisem a ortografia e a gramática de uma peça antes que ela saia como uma forma de comunicação interna ou externa. Se possível, pelo menos três pessoas devem revisar a peça para verificar se há erros gramaticais e ortográficos, além da precisão das informações.
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