Mantenere i documenti in ordine può aiutarti a trovare i documenti quando ne hai bisogno senza dover cercare dappertutto. Alcune persone potrebbero non impiegare il tempo per organizzare i file perché non sono sicuri da dove cominciare, ma è importante mantenere tutto in ordine e ordinato. Anche se avere file organizzati può sembrare improbabile, specialmente se stai guardando un file cabinet straripante, è molto fattibile.
Ci sono quelli che potrebbero non essere sicuri di quanto tempo dovrebbero conservare i loro documenti. Finché i tuoi documenti sono essenziali ai fini fiscali, è importante trattenerli da gennaio fino al termine delle tasse l’anno successivo. Dopo aver completato le tasse, il tuo commercialista può consigliarti per quanto tempo dovresti conservare i documenti. I documenti relativi a tasse, cartelle cliniche, conti di previdenza e di risparmio e registri degli alloggi devono essere conservati in modo permanente. I documenti che sono rilevanti per i tuoi articoli costosi come gioielli, automobili e oggetti d’antiquariato dovrebbero anche essere conservati in modo permanente. Estratti conto della carta di credito che potresti voler conservare per sette anni e bollette che di solito puoi conservare per circa un anno.
Quando vuoi organizzare i file, puoi risparmiare molto tempo e spazio se ti sbarazzi di ciò che non ti serve. Posiziona ogni carta su una pila con altre carte corrispondenti e tutto ciò che non vuoi mettere su un’altra pila da distruggere. Dopo il ridimensionamento, sai esattamente di quanto spazio hai bisogno per i tuoi file.
Le cartelle di Manila sono utili quando arriva il momento di organizzare i file. Scrivi nella scheda ciò che contiene ogni cartella e metti le cartelle in ordine alfabetico. Archivia i documenti contenuti in ciascuna cartella in ordine di data, ad esempio, metti i documenti più vecchi nella parte posteriore e quelli più nuovi nella parte anteriore. Non solo è più facile trovare ciò di cui hai bisogno, ma anche quando è necessario pulire le cartelle.
I file cartacei non sono gli unici file che possono essere disorganizzati; anche i file digitali possono farlo. Per sapere cosa devi organizzare, passa attraverso ogni area del tuo computer e pulisci i file che non ti servono più, siano essi immagini o documenti. Se si desidera ancora i file, considerare di trasferirli su una chiave di memoria USB o su un CD vuoto.
Per organizzare i file, è necessario designare un punto specifico per ciascuno di essi. Proprio come per i file cartacei, creare singole cartelle sul computer in base a categorie specifiche. Ad esempio, raggruppa i tuoi progetti di lavoro in una cartella e le foto di una determinata vacanza in famiglia in un’altra ed etichettali di conseguenza. Se ne hai bisogno o decidi di volerli eliminare in futuro, sai esattamente dove trovarli. Per assicurarti che tutto rimanga organizzato, ricorda di etichettare correttamente ogni file digitale che hai salvato e inserirlo nella cartella corrispondente.
Avere file non sistematici può farti diventare frustrato e frustrato, ma se li organizzi una volta, potresti non doverli rifare. Mantenerli organizzati continuamente ti impedirà di dover passare di nuovo tutto il tempo nel processo di organizzazione iniziale. Prendersi il tempo necessario per organizzare i file può farti trovare ciò di cui hai bisogno quando ne hai bisogno senza un processo di ricerca esaustivo. Inoltre, avere i tuoi file organizzati in un unico posto impedirà loro di diventare disordine che trabocca nel resto della tua casa.