Conosciuto anche come QTC o Q2C, “quote to cash” è un termine che viene utilizzato per descrivere il processo di organizzazione di un processo aziendale dall’inizio fino alla risoluzione finale. Il processo inizia normalmente con l’emissione di un preventivo per beni o servizi a un potenziale cliente e si completa quando il pagamento per tali prodotti viene ricevuto e registrato nei registri contabili dell’azienda. Mentre ci sono diverse strategie utilizzate per identificare ciascuna delle fasi incluse in questo processo aziendale end-to-end, la maggior parte degli aspetti dell’approccio sono considerati elementi comuni in ogni strategia di gestione della catena di approvvigionamento e gestione dei clienti.
Il processo di preventivo in contanti inizia con la creazione di un preventivo per beni o servizi che viene consegnato al cliente per suo corrispettivo. In genere, l’idea è quella di assicurarsi che il preventivo sia il più accurato possibile, anche se di solito si comprende che il preventivo non costituisce un’offerta finale da parte del fornitore o del venditore e che il prezzo di vendita finale può cambiare se una sorta di estenuazione le circostanze dovrebbero venire alla luce. Il preventivo ha lo scopo di fornire la base per un dialogo continuo tra il venditore e il potenziale cliente.
In molti casi, l’offerta verrà convertita in un ordine cliente e il prezzo verrà trasferito dall’offerta direttamente nell’ordine. Questo segmento del processo di preventivo in contanti sposta la relazione a un nuovo livello quando il cliente sceglie di accettare il prezzo e effettua un ordine con il fornitore. Il processo di gestione degli ordini prevede la revisione dell’ordine con il cliente per verificarne l’accuratezza, quindi l’invio dell’ordine per evasione mediante i normali canali forniti nell’operazione del fornitore.
Dopo aver ricevuto l’ordine di vendita, il preventivo per il processo in contanti passa alla fase di evasione dell’ordine. Qui, il venditore si sposta per preparare l’ordine secondo i termini dell’accordo tra il cliente e il venditore. Una volta preparato, l’ordine viene consegnato al cliente. In questa fase, il cliente è responsabile della revisione dell’ordine consegnato. In caso di problemi, questi devono essere segnalati rapidamente al fornitore, rendendo possibile prendere provvedimenti per correggere il problema e fornire soddisfazione al cliente.
Supponendo che non vi siano problemi con la natura della consegna e degli articoli che vengono consegnati, il preventivo in contanti passa alla fase successiva della fatturazione dell’ordine. Una fattura fornisce al cliente la documentazione necessaria per effettuare il pagamento in modo tempestivo. Nella maggior parte dei casi, una copia della fattura è inclusa nella trasmissione del pagamento oppure viene fatto riferimento al numero di fattura insieme al pagamento rimesso. Ciò consente al venditore di ricevere e registrare correttamente il pagamento, applicando l’importo alla fattura aperta e deducendo il pagamento dal totale dovuto sul conto del cliente. Una volta applicato il pagamento, il preventivo al processo in contanti è considerato completo.