Esistono diversi modi per esprimere le condoglianze a qualcuno che ha vissuto la morte di una persona cara, a seconda della natura del rapporto con la persona in lutto e della vicinanza geografica della persona. Le condoglianze di qualsiasi forma sono di solito molto apprezzate dalla persona in lutto e dalla sua famiglia.
Il modo tradizionale di fare le condoglianze in molte culture è inviare un biglietto o una lettera con alcune frasi di condoglianze, esprimendo sgomento dopo aver appreso della morte del defunto e la speranza dello scrittore che i membri della famiglia stiano bene come possono, sotto le circostanze. È tradizione indirizzare una lettera di condoglianze al capofamiglia, anche se chi scrive può anche inviare condoglianze individuali a persone della famiglia che conosce da vicino. Come regola generale, dovrebbe essere utilizzata una carta bianca, piuttosto che una carta prestampata, e il tema della carta dovrebbe essere cupo.
Nell’era moderna, ad alcune persone piace inviare le condoglianze via e-mail. Molti esperti di etichetta disapprovano questo, tuttavia, poiché l’e-mail ha un aspetto molto casuale. Le condoglianze scritte dovrebbero essere scritte a mano su una carta, piuttosto che essere inviate elettronicamente, anche se i sentimenti sono esattamente gli stessi in entrambi i casi.
Anche le chiamate di condoglianze sono tradizionali. In molte società, le persone in lutto tengono una casa aperta dopo la morte appositamente allo scopo di chiamate di condoglianze, consentendo alle persone di passare per esprimere le proprie condoglianze di persona. Ad alcune persone piace portare cibo, fiori e altri doni durante una chiamata di condoglianze per esprimere il loro sostegno alle persone in lutto. Nel caso degli ebrei in lutto, un periodo di lutto noto come shiva si tiene per una settimana dopo la morte per consentire ai visitatori di passare e visitare la famiglia mentre la famiglia elabora il suo dolore.
Coloro che sono troppo lontani per visitare di persona ma che desiderano comunque esprimere le proprie condoglianze possono anche chiamare i dolenti al telefono. È importante che le persone sappiano che le telefonate a volte sono considerate di disturbo, in quanto possono interrompere l’organizzazione del funerale o impedire ai membri della famiglia di raggiungere le persone in lutto. Quando qualcuno decide di chiamare, dovrebbe essere consapevole che al telefono potrebbe rispondere anche un amico che sta gestendo le chiamate per la famiglia, piuttosto che uno dei dolenti direttamente.
Se una persona è stata invitata a partecipare al funerale, è anche opportuno che faccia le condoglianze in quel momento. Molte persone amano anche esprimere condoglianze quando vedono il lutto per la prima volta dopo la morte, indipendentemente dal fatto che abbiano inviato o meno un biglietto. Un collega in lutto, ad esempio, molti apprezzano un’offerta di condoglianze al ritorno al lavoro, proprio come una persona in lutto può essere felice di sentire da un amico quando viene vista per strada o al supermercato.