I dipartimenti delle corporazioni statali sono denominati “Dipartimento delle corporazioni”, “Divisione delle corporazioni” o “Divisione delle corporazioni”, a seconda dello stato in cui si trovano. Il Segretario di Stato sovrintende al dipartimento, che è il depositario legale di tutte le corporazioni e altre entità commerciali costituite e registrate nello stato. Se il pubblico ha bisogno di accedere ai registri aziendali, i dipartimenti delle corporazioni statali hanno l’autorità e la capacità di consegnare certificati sigillati e copie dei documenti depositati dalle società che il dipartimento richiede e mantiene.
Il dovere principale e la responsabilità dei dipartimenti delle corporazioni statali è di autorizzare le attività commerciali nello stato e di conservare i registri. Tutte le forme di attività commerciali sono autorizzate dai dipartimenti, comprese le società senza scopo di lucro e le società straniere che svolgono attività commerciali nello stato. Un dovere secondario di alcuni dipartimenti delle corporazioni statali è di regolare le transazioni finanziarie, come lo scambio di titoli. Anche le aziende che vendono determinati prodotti e servizi finanziari sono regolamentate, compresi i pianificatori finanziari e i broker di titoli. Alcuni stati non hanno alcun potere regolatorio, ma sono gli unici responsabili del mantenimento dei registri.
Le registrazioni di marchi e marchi di servizio a livello statale sono archiviate e approvate dai dipartimenti delle corporazioni statali. Gli imprenditori possono proteggere il loro marchio registrando il loro marchio con lo stato. In una causa per violazione del marchio, questa sarà una prova fondamentale per dimostrare chi possiede il marchio. Un imprenditore può anche registrare un nome commerciale fittizio con il dipartimento.
Alcuni stati consentono alle aziende di designare il Segretario di Stato come agente per ricevere un servizio di processo. Se qualcuno presenta una causa contro l’azienda, può presentare denuncia al dipartimento corporativo. Il dipartimento a sua volta invierà una copia del reclamo all’ultimo indirizzo noto dell’azienda.
Molti dipartimenti delle corporazioni statali consentono al pubblico di cercare nei registri delle aziende e dei nomi delle aziende i siti Web che gestiscono. Le start-up possono controllare il sito Web per vedere se il loro nome commerciale è utilizzato da un’altra azienda nello stato. Le aziende possono anche pagare e presentare relazioni e limature annuali richieste dalla legge statale in base al tipo di attività. Le società possono rinunciare alla loro “buona reputazione” in uno stato se non soddisfano i loro requisiti di archiviazione annuali. Alcuni dipartimenti consentono a un imprenditore di pagare qualsiasi imposta sulle società dovuta.
I dipartimenti delle corporazioni statali spesso forniscono preziose risorse e informazioni sui loro siti Web, che possono essere utili durante la pianificazione di un’impresa. La funzione di ricerca del nome è spesso disponibile online, ma gli impiegati possono anche cercare la disponibilità di un nome commerciale a pagamento.