Il software della struttura organizzativa è uno strumento essenziale per aiutare un’azienda a raggiungere i propri scopi o traguardi organizzativi. La struttura aziendale costituisce la base per un’azienda e può seguire diversi tipi di formati, come divisionale, funzionale o matrice. Ogni tipo definisce le strutture gerarchiche di autorità o supervisione all’interno dell’organizzazione. Tra i diversi tipi di software di struttura organizzativa vi sono quelli progettati per l’allocazione, il coordinamento e la supervisione delle attività. Il software organizzativo aiuta le aziende a mantenere i vari dipartimenti o divisioni che svolgono le attività designate in modo ordinato e ad un livello ottimale.
La gestione del progetto è un termine correlato o un concetto comparabile per l’implementazione del software della struttura organizzativa. Proprio come i project manager supervisionano il personale, i progetti e le attività correlate all’interno di un’azienda, i professionisti incaricati della supervisione dei dipendenti possono utilizzare software progettati strategicamente per gestire i ruoli e le responsabilità di ciascun dipendente o membro del team all’interno di un’organizzazione. Il software può aiutare i manager o i supervisori a gestire e tracciare facilmente i vari ruoli e le attività correlate che i diversi dipendenti svolgono. Mentre l’allocazione, il coordinamento e la supervisione delle attività tendono a sovrapporsi, il software appositamente progettato affina ogni funzione.
L’allocazione o la gestione delle attività è una funzione del software della struttura organizzativa. La caratteristica principale del software di allocazione delle attività è quella di aiutare un manager o un supervisore a ottenere e rimanere organizzati in merito alla divisione delle attività o dei progetti tra i membri del team. Mentre diverse marche di software variano in termini di vantaggi e funzionalità, la maggior parte include opzioni come elenchi organizzati di attività o progetti, istantanee dei progressi individuali e di gruppo e maggiore efficienza nel rispetto delle scadenze. I manager che utilizzano il software di allocazione delle attività possono anche monitorare le tendenze, produrre report statistici e pianificare automaticamente attività e dati di backup.
Un’altra funzione del software della struttura organizzativa è il coordinamento delle attività. La caratteristica principale del software di coordinamento delle attività è quella di allineare o armonizzare le attività con i relativi piani d’azione globali all’interno dell’organizzazione. Il software di coordinamento delle attività si concentra sulle prestazioni dell’attività o del progetto, sul monitoraggio del lavoro e sugli indicatori chiave di prestazione (KPI). Questo software offre inoltre a un team leader o supervisore la capacità di supervisionare in modo più efficace, stabilire obiettivi di prestazione, scoprire motivi alla base di problemi di prestazioni e trovare soluzioni.
Lo scopo principale del software della struttura organizzativa è la supervisione delle attività, spesso chiamata gestione dei progetti, monitoraggio dei progetti o gestione o supervisione del lavoro di squadra. Il software progettato per team leader, manager o supervisori comprende le due precedenti funzioni di allocazione e coordinamento delle attività. Inoltre, il software di supervisione delle attività aiuta i manager a lavorare e interagire in modo più rapido ed efficiente con i singoli membri del team, nonché a collaborare alle attività e tenere tutti in pista. Anche la gestione delle risorse e il monitoraggio dei traguardi rientrano spesso nella direzione della supervisione delle attività.