Il monitoraggio della polizza di carico viene utilizzato per fornire lo stato corrente delle spedizioni inviate via nave, treno merci, trasporto aereo e terrestre. Le aziende e gli individui utilizzano sistemi di tracciamento per verificare se una spedizione ha raggiunto il destinatario previsto o per recuperare l’orario di arrivo previsto. La maggior parte dei sistemi di tracciamento è guidata da server di database computerizzati, dispositivi di scansione palmari e strumenti di stato basati sul Web. La polizza di carico può essere tracciata da un numero di polizza di carico (BL), numero di container, nome della nave o numero di prenotazione.
Il numero BL o spedizione è uno dei tipi più comunemente utilizzati di tracciabilità della polizza di carico. Questo numero viene solitamente assegnato da un computer quando viene generata una fattura di spedizione. Il numero è incluso sull’etichetta di spedizione e può essere visualizzato visivamente come codice a barre scansionato da computer palmari. Ogni volta che la spedizione passa attraverso un centro di distribuzione o viene posizionata su un veicolo di trasporto, il codice a barre viene scansionato per fornire un aggiornamento.
Le compagnie di navigazione e i corrieri in genere utilizzano un numero BL come modo per assegnare a una singola spedizione o pacco un identificatore univoco. Quando le merci vengono ordinate e spedite alla rinfusa, possono essere raggruppate in contenitori separati. Ad esempio, i ricambi per auto possono essere trasportati su una nave da carico che è programmata per consegnare diversi container a un porto. Una rete della catena di approvvigionamento è spesso in grado di determinare quando arriverà l’ordine di un cliente tracciando il numero di container a cui sono assegnate le merci.
Le merci e le spedizioni possono anche essere tracciate dal vettore o dal nome del veicolo. Con questo tipo di tracciamento della polizza di carico, viene utilizzato il nome o il numero del veicolo che trasporta un particolare gruppo di spedizioni. Ad esempio, il nome di una nave o un numero di volo può essere inserito nel sistema di tracciamento per ottenere uno stato attuale. La maggior parte dei sistemi di tracciamento computerizzati mostra chi è attualmente in possesso della spedizione, incluso il nome del vettore e il numero dell’operatore del veicolo.
I numeri di prenotazione sono un tipo di tracciamento della polizza di carico utilizzato in determinati paesi e regioni. Sono simili a un numero BL o tracking che identifica i singoli pacchi. I numeri di prenotazione e BL possono contenere una serie di numeri e lettere e raramente vengono riutilizzati. Forniscono un modo conveniente per le aziende di verificare che un destinatario abbia ricevuto un ordine e prevenire perdite finanziarie dovute a reclami di merce smarrita.
La maggior parte dei corrieri fornisce applicazioni basate sul Web che consentono ai clienti di controllare lo stato corrente di una spedizione online. Questi strumenti sono una parte importante di un sistema di tracciamento della polizza di carico poiché generano automaticamente gli stati per numero o nome. Alcune aziende stanno iniziando a incorporare la tecnologia RFID (identificazione a radiofrequenza) con i sistemi di tracciamento della distribuzione, che ampliano l’idea di utilizzare numeri di identificazione univoci per tracciare la posizione delle merci.