Mentre la teleconferenza una volta si riferiva solo alle chiamate in conferenza basate sul telefono, negli ultimi anni il termine si è esteso per includere diversi tipi di attività di conferenza. Mentre ciascuno di questi approcci continua a includere l’inclusione dell’audio come strumento per comunicare, sono inclusi anche elementi visivi. Oggi, le tre categorie o tipi principali di servizi di teleconferenza sono teleconferenza audio, web conferencing e videoconferenza.
I servizi di teleconferenza audio esistono da decenni. Prima degli anni ’80, questi servizi erano alquanto costosi e tendevano ad essere uno strumento commerciale utilizzato solo da grandi aziende. Tuttavia, poiché più nazioni hanno implementato la deregolamentazione dei servizi telefonici nella seconda metà del 20 ° secolo, i servizi di teleconferenza audio hanno iniziato ad essere offerti da un numero di società indipendenti di teleconferenze, oltre ad essere ancora un servizio disponibile da grandi fornitori di telecomunicazioni.
Nel tempo, i servizi di teleconferenza audio sono diventati estremamente convenienti, consentendo alle piccole imprese, alle organizzazioni senza scopo di lucro e persino agli individui di essere in grado di permettersi il servizio. Molti gestori di interscambio locale offrono funzionalità di conferenza audio limitate ai propri abbonati, consentendo loro di utilizzare una funzione di chiamata a tre vie per creare una mini-conferenza. Esistono numerosi uffici di teleconferenza che offrono conferenze audio con funzioni speciali come sessioni di domande e risposte guidate dal moderatore, capacità di muting e capacità del moderatore di chiamare i partecipanti e inserirli nella chiamata a piacimento. Uno dei tipi più popolari di conferenze audio oggi è noto come conferenza senza numero verde, che consente ai moderatori di tenere una conferenza senza riservare una chiamata per una data e un’ora specifiche.
La videoconferenza iniziò ad apparire alla fine degli anni ’80. Questo approccio richiede l’uso di apparecchiature specializzate per fornire funzionalità video che accompagna la teleconferenza audio. I servizi di videoconferenza offerti dalle società di teleconferenza utilizzano spesso le stesse strutture del bridge per conferenze per trasportare sia i feed audio che video, sebbene alcuni utilizzino ancora strutture indipendenti per ciascuna parte della chiamata. Quest’ultimo approccio è talvolta annunciato come una soluzione superiore, poiché se qualcosa va storto con il feed video, la chiamata può continuare tramite la connessione audio fino a quando il video non può essere ripristinato. Di tutti i servizi di teleconferenza offerti oggi, la videoconferenza tende ad essere la più costosa e richiede maggiori investimenti in attrezzature sia nel punto di origine che nei punti di terminazione.
Negli ultimi anni, i progressi tecnologici con Internet hanno contribuito a creare una valida alternativa ai servizi di teleconferenza audio e video. Conosciuto come web conferencing, questo approccio combina la facilità di una teleconferenza audio con la capacità di condividere documenti e presentazioni di diapositive tramite una conferenza online. Molti provider di conferenze Web offrono funzionalità specializzate come la capacità dell’host di condividere il controllo della presentazione, aprire la riunione alla collaborazione su un documento o consentire ai partecipanti di inviare silenziosamente domande all’host, che può quindi pubblicare la domanda o rispondere in privato al partecipante. Come per le conferenze audio, oggi è possibile registrare anche le conferenze Web, con entrambi i componenti vocali e visivi archiviati per la riproduzione in un secondo momento, sia online sia come registrazione audio autonoma a cui si accede via telefono.
Oltre ai servizi di teleconferenza a pagamento, ci sono anche servizi gratuiti disponibili online e tramite accesso telefonico. Pur fornendo una piattaforma di base che funziona bene per semplici riunioni della conferenza, queste opzioni gratuite sono spesso limitate in termini di numero di connessioni che possono essere effettuate alla riunione e delle funzionalità che l’host può utilizzare per condurre la sessione della conferenza. Per questo motivo, i fornitori indipendenti hanno continuato a prosperare, offrendo tutti gli strumenti necessari per eseguire efficacemente una teleconferenza, pur continuando a costare molto meno che organizzare le persone per partecipare alle riunioni tradizionali che si svolgono in una posizione centrale.