I quattro tipi principali di sistemi software di posta vocale disponibili sono opzioni basate su computer, telefono cellulare e posta vocale residenziale. È disponibile anche il software di posta vocale aziendale. Il software viene installato direttamente sul computer o è un software remoto che viene installato presso il fornitore di servizi del telefono cellulare o del telefono di casa residenziale.
Alcune società di servizi pubblici offrono pacchetti in bundle in cui una delle parti del pacchetto è il servizio telefonico, sia per l’azienda che per la residenza. Quando si tratta di un servizio VoIP (Voice over Internet Protocol), il servizio telefonico è connesso e passa attraverso Internet.
Quando il cliente dispone del servizio VoIP, il software di posta vocale è integrato direttamente nell’apparecchiatura installata al momento dell’installazione del sistema telefonico. Il software di posta vocale VoIP funziona in modo simile alla tradizionale posta vocale residenziale o aziendale o persino al servizio di posta vocale del telefono cellulare.
Uno degli altri tipi di software di posta vocale è quello offerto da una tradizionale compagnia telefonica residenziale o aziendale che fornisce questo servizio. Il software in questo caso è installato in una postazione remota, dove opera l’apparecchiatura della compagnia telefonica. Il software è collegato in remoto alla linea telefonica aziendale o residenziale, in modo che i messaggi possano essere recuperati in sede o in remoto dal cliente componendo il numero di telefono della segreteria.
Uno dei tipi aggiuntivi di software di posta vocale è la posta vocale del telefono cellulare. Anche in questo caso, questo tipo di software di posta vocale viene caricato sull’apparecchiatura che risiede presso la sede del fornitore di servizi di telefonia cellulare. Il software viene quindi collegato al singolo numero di cellulare in modo che i messaggi vengano lasciati e recuperati direttamente dal cellulare oppure chiamando il numero di cellulare e digitando l’apposita password per recuperare i messaggi.
Quando si tratta di tipi di software di posta vocale per le aziende, ci sono diverse opzioni appropriate e disponibili per le aziende che potrebbero non essere attraenti per gli individui. Ad esempio, il software di posta vocale aziendale tende a fornire numerose cassette postali, in modo che ogni singolo dipendente del sistema telefonico aziendale disponga della propria posta vocale.
Oltre a consentire al software di posta vocale aziendale di configurare caselle di posta individuali dei dipendenti, in genere è disponibile anche un’opzione per stabilire una casella generale per l’azienda. Generalmente, questa casella vocale va all’addetto alla reception o qualcuno nell’azienda è incaricato di controllare e gestire i messaggi lasciati nella casella vocale generale.