Le trascrizioni delle forze dell’ordine sono di tre tipi principali: quelle create dai registri telefonici; quelli ricavati da ricordi e appunti della polizia; e quelli che catturano ciò che è stato detto agli arresti, alle deposizioni e agli interrogatori. La stragrande maggioranza della polizia e di altro personale delle forze dell’ordine non è di stanza alle scrivanie. Il loro lavoro è sul campo, ma una documentazione precisa di ciò che fanno e di ciò che viene detto è spesso essenziale per i procedimenti giudiziari e aiuta i dipartimenti a creare file su sospetti, testimoni e vittime. La trascrizione delle forze dell’ordine di solito avviene in un ufficio da un trascrittore di polizia addestrato. Parte del lavoro può anche essere affidato in outsourcing a un trascrittore indipendente delle forze dell’ordine, ma non così frequentemente.
Le trascrizioni delle telefonate sono tra le più comuni. Quando le persone chiamano un numero verde di emergenza – 911 negli Stati Uniti e in Canada, 112 in gran parte dell’Europa e 000 in Australia, solo per citarne alcuni – le conversazioni che ne conseguono vengono generalmente registrate. Queste registrazioni vanno in archivio digitale, ma di solito devono essere trascritte su carta per essere correttamente archiviate. Le leggi nella maggior parte dei luoghi richiedono ai dipartimenti di polizia di conservare le trascrizioni scritte di tutti gli scambi di hotline di emergenza.
Una trascrizione delle forze dell’ordine è anche una parte importante della maggior parte degli arresti e delle accuse penali. Gli agenti di polizia di solito registrano i registri degli arresti trasmettendo via radio la loro base di partenza. Queste comunicazioni radio vengono catturate, quindi inviate a un trascrittore per l’elaborazione in documenti delle forze dell’ordine.
Il processo è simile per le dichiarazioni dei testimoni e gli interrogatori sospetti. La polizia di solito porta le persone alla stazione per l’interrogatorio e il contenuto di ciò che è stato detto e da chi di solito deve essere registrato per la precisione. Tuttavia, la presenza di personale dei servizi di trascrizione nella stanza durante l’interrogatorio o la raccolta di dichiarazioni può essere fonte di distrazione. I procedimenti sono solitamente filmati o registrati, il che fornisce il materiale di base per la successiva trascrizione delle forze dell’ordine.
La trascrizione delle forze dell’ordine è importante per una serie di motivi. In primo luogo, offre agli agenti di polizia un modo condensato di vedere un caso per intero. Questo spesso li aiuta a scrivere rapporti di polizia accurati e può anche aiutarli a ricordare di nuovo eventi e avvenimenti.
Le trascrizioni hanno anche un significato per l’accusa. Le trascrizioni scritte, non le registrazioni digitali, sono ciò che entra negli atti del tribunale. Il mantenimento dei documenti in formato scritto fornisce agli avvocati e agli altri partecipanti al processo un modo semplice per cercare rapidamente alcuni fatti chiave che il vagliare numerose registrazioni semplicemente non consentirebbe.
La maggior parte delle questioni di polizia sono incredibilmente delicate, sia dal punto di vista della privacy che della sicurezza pubblica. Ne consegue che molte delle informazioni che devono essere trascritte sono riservate e possono essere gestite solo da professionisti certificati o comunque controllati. Moltissimi dipartimenti di polizia assumono un trascrittore professionista delle forze dell’ordine per lavorare in loco e gestire tutte le esigenze di trascrizione delle forze dell’ordine dell’ufficio. Alcuni servizi di trascrizione delle forze dell’ordine sono esternalizzati, ma questo è raro e di solito viene eseguito solo per i file che possono essere oscurati o non sono sensibili.