Quando la pianificazione della manutenzione non viene eseguita in modo efficace, può comportare grandi quantità di tempo e denaro di produzione sprecati. È dovere dei pianificatori della manutenzione sviluppare metodi per prevenire sprechi eccessivi. Un modo per farlo è che i pianificatori della manutenzione ricordino quali sono le loro responsabilità. Dovrebbero anche sviluppare ordini di servizio completi e mantenere buoni file di cronologia.
L’esperienza tende a dimostrare che la pianificazione della manutenzione può avere uno dei maggiori effetti sul budget di un’azienda. Molti esperti del settore hanno notato che anche quando vengono impiegati pianificatori di manutenzione, i budget sono ancora troppo spesso influenzati negativamente. Una delle ragioni principali è che i pianificatori della manutenzione tendono ad essere occupati con lavori che non sono i loro.
Una pianificazione efficace della manutenzione richiede generalmente un individuo impegnato e concentrato sui propri doveri. Pianificare in modo da ridurre gli sprechi non è un compito semplice. Richiede a una persona di fare una grande quantità di ricerche, valutazioni e calcoli. Implica anche la comunicazione e il coordinamento con gli altri. Questo lavoro può diventare opprimente quando vengono assunti compiti non correlati, come la pianificazione della manutenzione o la supervisione.
La pianificazione della manutenzione è qualcosa che deve essere eseguita con largo anticipo. Aspettare che ci siano rotture o grossi malfunzionamenti non è pianificabile. Ciò si traduce in una perdita di controllo che può essere costosa. Invece, un metodo migliore è avere piani che prevedano almeno un anno, se non 18 mesi. La preparazione del pianificatore della manutenzione dovrebbe essere mostrata da un solido ordine di servizio, un programma di spegnimento efficace e file cronologici competenti.
Un ordine di servizio può essere considerato solido se contiene tutto ciò che deve essere comunicato a tutti coloro che saranno coinvolti in un futuro lavoro di manutenzione. Questo documento può essere visualizzato da dirigenti, tecnici e contabili. Pertanto, il lavoro da svolgere dovrebbe essere chiaramente delineato. I materiali necessari per completare il lavoro dovrebbero essere inclusi. Inoltre, dovrebbero essere inclusi elementi come schizzi, registri dei problemi e istruzioni speciali.
Il programma di spegnimento è importante nei casi in cui una struttura o un’attrezzatura essenziale devono essere spente per un periodo. Il pianificatore della manutenzione dovrebbe essere in grado di formulare ipotesi plausibili sulla durata di tale periodo. Dovrebbe anche delineare tutti i progetti di manutenzione da fare durante quel periodo. La sua pianificazione dovrebbe includere come verrà utilizzato il lavoro in modo da non incorrere in sprechi in questo senso.
Molte delle valutazioni effettuate durante la pianificazione della manutenzione dovrebbero basarsi su file cronologici. Questi documenti dovrebbero fornire dettagli approfonditi sulla storia di tutte le apparecchiature. Ciò può includere eventuali modelli di manutenzione o problemi in corso. Questi file dovrebbero anche essere in grado di fornire una base per supposizioni e ricerche relative a tempi e costi di manutenzione.