Il modo migliore per tenere traccia delle risorse mobili è utilizzare adeguati controlli di gestione dell’inventario e applicazioni automatizzate di inventario informatico. Questo processo richiede il controllo e la documentazione delle risorse, che include la marcatura di ciascun pezzo di equipaggiamento con tag di identificazione. Questi tag utilizzano un numero univoco per ogni risorsa. Il numero deve essere inserito in un’applicazione di tracciamento degli asset mobili, dove può essere registrato e monitorato per audit futuri.
Uno dei suggerimenti più importanti per il monitoraggio delle risorse mobili è la corretta codifica e marcatura dell’inventario delle risorse. Questo aiuta a garantire che l’inventario appena acquistato sia assegnato ai dipendenti dell’azienda. Quando viene acquistato un nuovo dispositivo, deve essere immediatamente taggato con un numero di identificazione. Quando il dispositivo viene assegnato a un individuo, la data e il nome della persona assegnata devono essere tracciati con il numero di identificazione in un sistema di tracciamento delle risorse.
Un sistema mobile di tracciamento delle risorse dovrebbe utilizzare speciali tag di identificazione a radiofrequenza (RFID) per tracciare le apparecchiature. Questo è un tag con codice a barre elettronico che consente ai computer di leggere il numero di identificazione con scanner elettronici. La tecnologia RFID viene utilizzata nella maggior parte dei negozi al dettaglio per leggere e caricare merci presso i registri delle casse.
È anche importante garantire che vengano seguite le procedure di inventario appropriate per le apparecchiature appena acquistate. Ogni volta che viene acquistato un nuovo bene, questo deve essere rintracciato e conservato in un’area sicura gestita da un custode dell’attrezzatura. Questi prodotti devono essere immediatamente etichettati con un numero di identificazione e conservati in un locale sicuro per l’attrezzatura.
È importante disporre di una posizione coerente per i tag di identificazione su tutti gli asset mobili. In genere il posto migliore per posizionare un tag di identificazione sui dispositivi mobili è nel vano batteria. Ciò garantisce che il tag si trovi in un’area poco appariscente e che sia difficile da rimuovere. L’uso di una posizione coerente rende più facile per i futuri revisori trovare e registrare il numero di identificazione per ciascun asset.
L’efficace localizzazione degli asset mobili richiede un controllo annuale delle apparecchiature. Questa è un’opportunità per verificare che le risorse siano assegnate alla persona corretta nel sistema di tracciamento e assicurarsi che tutte le apparecchiature siano operative. La maggior parte delle aziende pianifica audit di inventario durante la stagione di preparazione fiscale per garantire che il processo avvenga una volta all’anno.
Quando le risorse mobili diventano difettose o rotte, vengono normalmente sostituite con nuove apparecchiature. Durante questo processo di scambio, l’attività deve essere contrassegnata come eliminata nel sistema di tracciamento delle risorse mobili. Ciò garantisce che il sistema di inventario sia mantenuto e preciso per gli audit annuali.