L’igiene dell’ufficio è importante per ridurre la diffusione di germi e creare un ambiente di lavoro sicuro. Senza una buona igiene, una persona che starnutisce può rapidamente trasformarsi in una riduzione dell’efficienza e dei livelli di produzione mentre l’intero ufficio contrae gradualmente la malattia. Il miglioramento dell’igiene degli uffici richiede lavoro da parte sia dei dipendenti che dei datori di lavoro; mentre i datori di lavoro sono responsabili della definizione di uno standard e della fornitura degli strumenti necessari, i dipendenti devono assumersi la responsabilità personale e assumere comportamenti cortesi e attenti alla sicurezza in ufficio.
Uno dei modi migliori per migliorare l’igiene dell’ufficio è mantenere l’ufficio ben fornito di forniture igieniche. Ciò può includere la fornitura di prodotti per la pulizia e disinfettanti, nonché strumenti di base come tessuti e disinfettante per le mani. Offrire ai dipendenti gli strumenti per mantenere l’igiene può spesso aiutare a ispirare buone abitudini.
Inoltre, un datore di lavoro può migliorare l’igiene dell’ufficio fissando standard elevati per la pulizia e la manutenzione dell’ufficio. I sistemi di ventilazione dovrebbero essere controllati regolarmente, mentre l’intera struttura dovrebbe essere esaminata occasionalmente per rilevare segni di muffa, danni causati dall’acqua o altri problemi ambientali che potrebbero danneggiare la salute dei dipendenti. Assumere una buona squadra di pulizie può anche essere una componente fondamentale per migliorare l’igiene. Alcuni uffici cercano di migliorare l’igiene insistendo sul fatto che i lavoratori mantengano il loro spazio di lavoro pulito e organizzato come parte della politica aziendale.
Il comportamento dei dipendenti può essere il pezzo più importante nel puzzle dell’igiene. Pochi si rendono conto che gli oggetti di uso quotidiano, come tastiere e telefoni, sono siti di crescita spettacolari per batteri e microrganismi. La condivisione delle apparecchiature per ufficio è spesso il modo in cui le malattie vengono trasmesse in ufficio; una tastiera usata da una persona malata ospiterà probabilmente microrganismi infettivi fino alla disinfezione. La formazione dei dipendenti all’uso del disinfettante e del lavaggio regolare delle mani può essere una parte importante della riduzione della diffusione della malattia.
Una cosa che può aiutare notevolmente a migliorare l’igiene dell’ufficio è tenere i lavoratori malati lontani dall’ufficio. Ciò richiede una collaborazione tra management e dipendenti: i manager non devono impegnare i lavoratori a usare i giorni di malattia, mentre i dipendenti non devono mettere in pericolo la fiducia usando i giorni di malattia in modo spurio. Lasciare che un lavoratore malato rimanga a casa fino a quando non è più contagioso può tenere la malattia fuori dall’ufficio; in molti casi, è meglio perdere qualche giorno da un lavoratore piuttosto che passare settimane di efficienza ridotta nell’intero ufficio. Il riposo a casa di solito è positivo anche per il lavoratore, poiché gli dà il tempo di riprendersi senza stress fisico eccessivo.