I maggiori vantaggi della videoconferenza sono efficienza e costi. In una videoconferenza, nessuno deve spostarsi oltre lo schermo del proprio computer. I partecipanti possono accedere da qualsiasi luogo e tutto ci? che di solito ? richiesto ? la tecnologia informatica di base e un qualche tipo di software di videoconferenza. I risparmi sui costi sono generalmente enormi. Non solo vengono conservati i costi di viaggio e il tempo perso in transito, ma gli spazi per conferenze non devono essere noleggiati, riservati o mantenuti.
Poich? Internet ? diventato sempre pi? diffuso, l’uso della videoconferenza online ? diventato sempre pi? popolare nel mondo degli affari. La videoconferenza consente ad aziende, organizzazioni e altri gruppi commerciali di trasmettere le proprie conferenze online in tempo reale. Ci? consente una partecipazione molto pi? solida, sia da parte dei partecipanti situati in remoto sia da quei partecipanti locali che potrebbero non avere il tempo di lasciare gli uffici o di viaggiare attraverso la citt?.
I primi tempi delle videoconferenze erano contrassegnati da componenti video per conferenze della vita reale. I vantaggi di questo tipo di videoconferenza restano validi e sono ancora in uso oggi. Molte conferenze importanti sono simulcast o webcast nelle versioni di streaming online, per consentire la partecipazione remota. I partecipanti che guardano queste videoconferenze online di solito possono partecipare inviando un’e-mail a un moderatore o tramite le funzionalit? di chat interattiva sul sito di videoconferenza.
I vantaggi della videoconferenza si stanno espandendo solo con il cambiamento della tecnologia. Mentre i webcast sono ancora modi comuni di utilizzare la tecnologia di videoconferenza per integrare partecipanti remoti, la tecnologia viene anche utilizzata per collegare esclusivamente partecipanti remoti. Uno dei principali vantaggi del software di videoconferenza oggi ? la capacit? di ospitare riunioni e conferenze esclusivamente online.
I sistemi di videoconferenza non sono generalmente complessi e sono necessarie relativamente poche apparecchiature per videoconferenza per ospitare una riunione di successo online. Tutto ci? che di solito ? necessario ? un computer predisposto per Internet, una webcam e una qualche forma di software per videoconferenza. Di solito ci sono molti pacchetti software tra cui scegliere, da programmi gratuiti basati su Web ad applicazioni pi? sicure e protette da password. Alcuni programmi di conferenza sono in grado di trasformare i telefoni cellulari in uffici mobili e la maggior parte consente l’accesso da qualsiasi luogo in cui sia presente una connessione Internet.
Uno dei principali vantaggi della videoconferenza ? la capacit? di riunire rapidamente persone da una variet? di luoghi e fusi orari. La maggior parte dei programmi software crea una “sala riunioni” virtuale in cui i partecipanti possono accedere, attivare le loro telecamere Web e partecipare e interagire tra loro come se fossero tutti nella stessa stanza. Le videoconferenze possono essere progettate come tavole rotonde o come presentazioni di una o pi? persone. Il pi? delle volte, i partecipanti possono chattare visibilmente tra loro tramite video e non sono relegati in chat room o corrispondenza e-mail. I partecipanti possono anche caricare e scaricare facilmente documenti nel corso di una videoconferenza.
Un altro vantaggio della videoconferenza ? la pronta capacit? di archiviare i procedimenti. La maggior parte delle volte, le videoconferenze possono essere salvate, salvate e riviste in un secondo momento. Ci? consente alle aziende di avere un registro di tutto ci? che ? stato intrapreso o deciso durante una riunione senza dover designare un partecipante come segretario o registratore.
Sempre pi? aziende scelgono videoconferenze rispetto alle conferenze tradizionali, sia come modo per risparmiare denaro sia come mezzo per aumentare la produttivit? dei dipendenti. Con questo, pi? persone sono spesso in grado di partecipare, a costi bassi o nulli per nessuno. Mentre qualcosa si perde in assenza di veri e propri incontri faccia a faccia, per le aziende con uffici in pi? citt? o anche pi? paesi, i vantaggi della videoconferenza sono difficili da battere.