Esistono molte diverse procedure di gestione del contante che possono essere stabilite da un’azienda o da un’organizzazione per coloro che sono coinvolti nel conteggio, nella gestione e nella supervisione del contante per tale società. Le procedure generali comuni includono l’uso di telecamere per monitorare le aree in cui viene frequentemente gestito denaro contante, l’uso di una cassaforte per contanti e politiche relative a chi ha accesso a tale cassaforte. Esistono anche procedure di gestione del contante più specifiche che possono essere prese in considerazione, ad esempio chi deve essere presente per annullare una transazione, i modi in cui i dipendenti possono accedere a un registratore di cassa e le qualifiche richieste per i dipendenti che gestiscono il contante per un’azienda.
Le procedure di trattamento del contante sono generalmente regole e politiche stabilite da un’azienda o un’agenzia che comportano una gestione frequente del contante. Le società di vendita al dettaglio, ad esempio, spesso stabiliscono una serie di procedure per cassieri, manager e altri collaboratori coinvolti nella gestione quotidiana del contante. Una politica di gestione del contante forte ed efficace può aiutare a prevenire furti da parte di dipendenti e clienti, nonché perdite accidentali dovute a un conteggio errato del denaro.
La maggior parte delle aziende e delle agenzie stabilisce procedure specifiche per la gestione del contante in base alle esigenze dell’azienda, sebbene alcune procedure e politiche generali siano abbastanza comuni. Le aziende che gestiscono quotidianamente una grande quantità di denaro contante spesso utilizzano casseforti chiuse e conservate all’interno di una stanza chiusa a chiave. Anche piccole quantità di denaro possono essere conservate in una scatola chiusa a chiave e fissate in un cassetto o in uno schedario chiuso a chiave per una gestione più sicura del denaro.
Le procedure di gestione del contante indicano in genere chi ha accesso alla chiave di questa stanza o armadietto, e questa persona è spesso diversa da quella che conosce la combinazione con la cassaforte. Entrambe queste persone sono solitamente diverse dalla persona che conta effettivamente i soldi nella cassaforte. Queste procedure di trattamento del contante forniscono una maggiore stratificazione di coloro che hanno accesso al contante, il che può aiutare a impedire a una singola persona di rubare denaro a una società o organizzazione.
Molte società di vendita al dettaglio stabiliscono procedure di trattamento del contante per i cassieri, che sono spesso progettate per prevenire i furti sia dall’interno che dall’esterno dell’azienda. Ciò può includere l’uso di nomi utente e password per accedere a un registro, che impedisce ad altri dipendenti e clienti di aprire un registro non presidiato. Allo stesso modo, molte aziende richiedono che un manager o un supervisore sia presente quando viene effettuata una transazione insolita, come un acquisto annullato o l’emissione di un grande rimborso. Le aziende inoltre eseguono spesso controlli dei precedenti o del credito sui dipendenti che possono gestire denaro contante, per assicurarsi che abbiano maggiori probabilità di essere affidabili.
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