Gli affari dipendono fortemente dal trasferimento verbale e scritto di informazioni, sia tra singoli che gruppi. Le sette C della comunicazione aziendale sono un elenco di sette parole che descrivono in dettaglio come una persona dovrebbe comunicare con i suoi colleghi, supervisori e clienti. Tre dettagli sul tipo di informazioni che una persona dovrebbe trasmettere: “concreto”, “corretto” e “completo”. Le restanti quattro parole si riferiscono al modo in cui una persona dovrebbe trasmettere queste informazioni: “chiaro”, “coerente”, “conciso” e “cortese”. L’ultimo termine, tuttavia, può anche essere descritto come “premuroso”.
Il tipo di informazioni che una persona o un’azienda fornisce o esprime è estremamente importante quando si tratta di comunicazione aziendale, e due delle sette C che si riferiscono a questo sono i termini “concreto” e “corretto”. Quest’ultimo si riferisce all’idea che una persona o un’azienda dovrebbe fornire agli altri una solida comprensione di ciò che sta dicendo usando sempre parole, idee ed esempi specifici, piuttosto che basarsi su una terminologia non figurativa. Importante quanto un’immagine chiara è corretta. Questo termine nelle sette comunicazioni di business suggerisce che si dovrebbe sempre verificare i propri fatti e assicurarsi che tutte le comunicazioni scritte siano presentate usando l’ortografia, la terminologia e la grammatica corrette.
Oltre a fornire una comunicazione verbale o scritta concreta e corretta, una persona dovrebbe sempre mirare a fornire informazioni complete. Prima di inviare qualsiasi documento scritto o di presentare una presentazione verbale, il termine “completo” nelle sette C della comunicazione commerciale è un promemoria per garantire che venga fornito tutto ciò che un’altra persona o gruppo deve sapere. Ad esempio, una richiesta per una persona di partecipare a una riunione non è completa a meno che il richiedente non fornisca una data, un’ora e un luogo per la riunione.
I termini “chiaro” e “coerente” si riferiscono alla quantità e al tipo di informazioni trasmesse. Secondo le sette C della comunicazione aziendale, gli scambi dovrebbero essere sempre chiari e la persona che riceve non deve mai essere confusa o chiedersi cosa intendesse esattamente l’altra persona. Oltre a ciò, anche le comunicazioni scritte e verbali dovrebbero essere coerenti. Mentre queste due C sono di natura simile, essere coerenti si riferisce in genere a casi in cui due o più idee sono combinate. Questo termine suggerisce che solo le idee correlate dovrebbero essere messe insieme e dovrebbero essere presentate in modo logico.
Sebbene molte delle sette C di comunicazione aziendale aiutino a ricordare a una persona di fornire molte informazioni, richiede anche che una persona sia concisa. Poiché la corrispondenza e la conversazione aziendali riguardano principalmente il passaggio di dati avanti e indietro, è importante che un individuo non impieghi tempo a trasmettere dettagli non necessari. Mantenere le comunicazioni concise e precise, pur essendo complete e chiare, è essenziale.
Forse uno dei più importanti dei sette C è il termine “cortese”, o “premuroso”, ed è l’unico che ha poco a che fare con il tipo o la qualità delle informazioni trasmesse. Il modo in cui le persone e le aziende comunicano tra loro è uno dei principali fattori che determinano il tipo di relazione che hanno le persone coinvolte nel business. Mantenere ogni singolo scambio cortese ed educato, non importa quanto breve, e trasmettere pensieri e idee in modo compassionevole e premuroso è essenziale per sviluppare e mantenere queste relazioni e, quindi, per avere successo negli affari.