Os custos da folha de pagamento são despesas associadas à preparação e distribuição de uma folha de pagamento como parte da remuneração aos funcionários por seus serviços. Existem vários elementos-chave classificados como custo da folha de pagamento, além do valor real do pagamento líquido que é encaminhado ao empregado. Alguns deles têm a ver com o trabalho e os materiais utilizados na preparação da folha de pagamento, enquanto outros custos têm a ver com o cumprimento das regulamentações governamentais sobre retenção na fonte. Custos adicionais, como fornecimento de incentivos e benefícios aos funcionários, também são considerados exemplos de custos da folha de pagamento.
O custo mais básico da folha de pagamento é a quantia paga ao empregado. Esse valor consiste no que resta depois que qualquer retenção necessária for deduzida do salário ou salário do empregado. A figura também pode incluir quaisquer comissões ou pagamento de bônus devidos ao funcionário, menos quaisquer impostos ou outras retenções que possam ser aplicadas.
Juntamente com o salário líquido fornecido ao funcionário, os custos da folha de pagamento também incluem todos os impostos retidos em nome do funcionário. Esses impostos podem incluir impostos federais, estaduais e locais, dependendo da estrutura tributária que prevalece na área em que a empresa está localizada. Normalmente, as empresas são encarregadas de calcular o valor dos impostos do empregador que devem ser enviados juntamente com os valores retidos para os funcionários, usando as fórmulas fornecidas pelos órgãos fiscais aplicáveis.
Outro exemplo de custo da folha de pagamento tem a ver com os planos de saúde e previdência que são fornecidos aos funcionários como parte de sua remuneração. Em algumas situações, o custo do seguro de saúde é compartilhado com o funcionário, com uma porcentagem dos custos totais retidos do salário bruto do funcionário e o restante pago pelo empregador. A mesma abordagem pode ser usada no financiamento de planos de pensão, com o empregado e o empregador fazendo contribuições a cada ciclo de pagamento. Existem empresas que absorvem todo o custo do fornecimento de seguro de saúde, pensões e outros benefícios, optando por não reter nenhuma parte do custo da remuneração do funcionário.
Juntamente com várias retenções e desembolsos, os custos da folha de pagamento também incluem o custo real envolvido na preparação e manutenção dos registros da folha de pagamento. O custo da mão de obra envolvida é um exemplo desses custos adicionais. No caso de as funções da folha de pagamento serem terceirizadas, quaisquer taxas avaliadas pelo serviço da folha de pagamento são consideradas custos da folha de pagamento. Hoje, muitas empresas optam por utilizar um serviço de processamento de folha de pagamento como forma de manter os custos gerais da folha de pagamento o mais baixo possível.
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