Chaque entreprise qui prend des commandes de clients doit disposer d’un système de suivi des bons de travail. La mise en place de ce type de système permet de s’assurer que le travail est terminé et que rien ne passe entre les mailles du filet. Les meilleurs conseils pour le suivi des bons de travail sont de cartographier l’ensemble du processus des bons de travail du début à la fin, de mettre en place des systèmes pour gérer chacune des étapes du processus et d’attribuer aux individus la responsabilité de chaque étape du processus de suivi des bons de travail. et système. Enfin, l’entreprise doit choisir si un système de suivi des ordres de travail manuel ou un logiciel est une meilleure option.
Afin d’utiliser un système de suivi des bons de travail, le propriétaire de l’entreprise et les employés doivent passer du temps à cartographier chaque étape du processus. Par exemple, si une entreprise d’installation de fenêtres reçoit un appel téléphonique d’un client pour planifier un rendez-vous d’estimation et que la réceptionniste l’attribue à l’un des représentants du système de calendrier, ce sont les deux premières étapes du système de suivi des commandes. Chaque étape, aussi petite soit-elle, doit être esquissée dans le cadre du système de suivi des bons de travail.
Une fois que chacune des étapes est connue, il peut être décidé comment chaque étape doit être traitée. Certaines entreprises choisissent un système logiciel qui se connecte à son site Web afin que les clients puissent planifier leurs propres rendez-vous. Le système attribue automatiquement le bon de travail au représentant. Lorsque le représentant sort pour terminer le travail, il utilise un appareil portable pour se connecter à l’avancement des travaux et le serveur de l’entreprise est informé que le travail est terminé et la facture est générée et envoyée par la poste au client.
Que le système soit automatisé ou manuel, des personnes doivent être désignées pour être responsables de chaque étape du processus de commande de travail. Même un système entièrement automatisé a des problèmes et des erreurs sont commises. Quelqu’un devrait être chargé de vérifier périodiquement la progression du système, que ce soit quotidiennement, hebdomadairement, une fois par mois ou trimestriellement.
Les systèmes d’ordre de travail doivent également être évalués en permanence pour trouver des moyens de les modifier pour les rendre plus rapides et plus efficaces. Après une évaluation, il peut être déterminé qu’une étape peut être éliminée ou qu’une étape doit être ajoutée au système de suivi des bons de travail pour l’améliorer et en faire le meilleur possible.