Les « termes de référence » font référence à la collection de concepts fondamentaux qui aident à définir la raison de la mise en œuvre d’une sorte de projet ou de programme. En règle générale, les termes couvriront tous les aspects fondamentaux liés au projet, y compris le contexte et l’histoire qui ont conduit à la création du projet, définissant ses objectifs et, dans certains cas, décrivant comment le but ultime du projet sera atteint. En ce sens, les termes de référence fournissent un plan directeur pour le projet qui donne à l’effort une certaine substance et forme, bien que l’on s’attend normalement à ce que le projet connaisse une croissance et des changements en cours de route.
Les éléments exacts identifiés comme termes de référence varieront quelque peu d’un projet à l’autre. Puisqu’un projet peut être un effort continu ou quelque chose à relativement court terme, la portée des activités couvertes par ces termes variera également. Que le projet consiste en quelque chose qui ne nécessite pas plus de quelques réunions de comité ou implique la formation d’un groupe de travail qui fonctionne pendant plusieurs années, il y a quelques éléments de base qui sont susceptibles d’être inclus.
À la base des termes de référence se trouve la définition de la raison pour laquelle le projet est mis en œuvre en premier lieu. Cela signifie généralement articuler le contexte et l’histoire menant à la décision de former le comité ou le groupe de travail. Parallèlement à la création de cette fondation, le mandat comprendra également l’élaboration de buts et d’objectifs spécifiques que le comité cherchera à atteindre dans le cadre de son travail. Dans le cadre de la définition de ces objectifs, il y a souvent la création d’énoncés de vision et de mission qui aident à fournir un certain degré d’orientation et de forme au travail en cours des membres du comité.
Les termes de référence aborderont également d’autres facteurs essentiels à la réussite du projet. Cela inclut d’identifier qui sera impliqué dans le projet lui-même, à la fois en termes de participation active au comité et qui offrira un soutien à ce comité. L’identification des ressources nécessaires pour atteindre les objectifs est également une composante essentielle des termes de référence. Cela comprend les ressources telles que les finances, la main-d’œuvre et même les matériaux nécessaires pour atteindre les objectifs souhaités.
Un dernier élément des termes de référence a trait à l’établissement d’un échéancier pour l’achèvement des tâches essentielles liées au projet. L’idée est de créer un moyen de mesurer l’avancée du projet grâce aux efforts des membres du comité. Pris dans leur ensemble, les termes de référence aident à répondre aux questions de savoir pourquoi le projet a lieu, ce qu’il espère réaliser, comment les objectifs seront atteints et même quand des tâches spécifiques pertinentes pour ce succès final seront achevées.