Un portail fournisseur est un système exclusif et sécurisé de gestion et de communication avec des fournisseurs tiers de biens et de services. Les entreprises, les organisations et les agences gouvernementales qui interagissent avec un grand nombre de fournisseurs dans tous les domaines opérationnels sont les plus susceptibles de mettre en œuvre ce type de système de gestion formel. Un portail de fournisseur est généralement basé sur Internet et permet l’enregistrement initial du fournisseur ainsi que la gestion des comptes.
L’approvisionnement a été considérablement affecté par l’utilisation généralisée d’Internet pour les transactions commerciales sécurisées. Les systèmes de gestion de contenu basés sur le Web ont rendu l’utilisation d’Internet rentable pour permettre l’accès à des informations partagées qui peuvent être gérées à partir des deux extrémités du flux de communication. L’enregistrement, la communication et la gestion des fournisseurs, qui ont toujours été un processus exigeant en main-d’œuvre pour les services d’achat, ont maintenant principalement migré vers une approche Internet gérée par les fournisseurs pour de nombreuses grandes entreprises et institutions.
Les portails Web sont des bases de données avec des interfaces conviviales. Un portail permet à une entreprise de disposer d’un point de collecte de données globalement accessible à toute personne pouvant se connecter à Internet. L’avantage le plus important est peut-être que l’utilisateur de la base de données gère son propre compte au fil du temps, saisissant les informations de contact et effectuant des sélections de contenu sans qu’un employé de l’entreprise n’ait besoin de collecter et d’enregistrer les données manuellement pour chaque nouvel utilisateur ou de s’assurer que les informations sont mises à jour. périodiquement. Une fois le système de collecte d’informations conçu et l’utilisateur enregistré, il conserve la responsabilité d’accéder au compte et d’en maintenir la pertinence.
Un portail de fournisseurs permet aux fournisseurs de s’inscrire auprès d’une entreprise en tant que fournisseur intéressé. L’enregistrement demande généralement des informations de base, telles que le nom de l’entreprise, l’adresse et le numéro d’identification fiscale, et demande au fournisseur de sélectionner un nom d’utilisateur et un mot de passe. Le système est également parfois utilisé pour contrôler les fournisseurs et demandera des informations supplémentaires concernant les antécédents, l’expérience et les qualifications. Les grandes entreprises et institutions avec de nombreuses opportunités de fournisseurs différents dans les domaines opérationnels permettront au fournisseur de sélectionner ses domaines d’intérêt, garantissant qu’il ne recevra que des avis d’appel d’offres pour ces domaines particuliers.
Plus important encore, le portail fournisseur permet au fournisseur de gérer son compte. Un système typique lui permettra de modifier ses coordonnées, de télécharger des offres, de soumettre des factures et de surveiller les transactions. Le fournisseur est généralement autorisé à disposer d’un administrateur de compte et d’un certain nombre de comptes d’utilisateurs avec un accès limité pouvant accueillir le personnel d’assistance qui peut avoir besoin de travailler occasionnellement dans le système.