Un cycle de vie des enregistrements décrit chaque phase d’un document, de sa création à sa destruction. Il aide les entreprises et les agences à planifier le stockage, la protection, la récupération et la destruction des informations à différentes étapes. Les systèmes de gestion du cycle de vie des enregistrements contrôlent généralement de grandes quantités d’informations de manière pratique et sûre.
La planification a généralement lieu avant la mise en œuvre des processus de gestion du cycle de vie des enregistrements. L’intégration de procédures dans les routines quotidiennes permet de garder les enregistrements sous contrôle et en toute sécurité. Cette planification comprend généralement des techniques de collecte, d’organisation, de maintenance et d’élimination tout au long du cycle de vie des documents.
La définition des enregistrements comprend des photos, des graphiques, des cartes, des films et des bandes, à la fois audio et visuels. Un enregistrement équivaut à tout ce qui peut être reproduit, généralement à l’aide d’un autre équipement. Il définit des données provenant de l’intérieur d’une organisation ou de sources extérieures, et un enregistrement peut être considéré comme officiel ou non officiel. Les documents officiels indiquent généralement des informations avec une durée de vie désignée.
Les documents officiels comprennent les documents financiers d’un organisme public, ainsi que toute autre information définie par la loi comme un dossier public. Les informations juridiques qui pourraient être utilisées devant les tribunaux pourraient également relever de la classification d’un dossier officiel qui devrait être conservé. Les lois de nombreuses juridictions imposent des délais pour la conservation des documents officiels, tels que les archives judiciaires.
Les enregistrements sont créés à partir d’e-mails, d’appels téléphoniques enregistrés, de documents imprimés et d’autres données montrant l’évolution des décisions. Tout ce qui pourrait être utile à une entreprise ou à une organisation à l’avenir est généralement conservé en fonction du cycle de vie de ses enregistrements. Avec les progrès technologiques, les entités stockent généralement les enregistrements électroniquement pour éliminer le besoin de zones de stockage papier.
Organiser l’information et déterminer ses facteurs d’utilisation dans la gestion du cycle de vie des enregistrements. Une notice doit être cataloguée ou classée pour une récupération facile lorsqu’elle est nécessaire ou demandée. Les formulaires, la correspondance et les duplicatas sont généralement stockés à l’aide d’un système de classement facile à comprendre et à parcourir.
Ces enregistrements nécessitent également un plan de maintenance et de protection, en particulier pour les données qui représentent des informations précieuses avec un cycle de vie permanent des enregistrements. Dans de nombreuses régions, les documents ayant une valeur historique sont archivés dans des dépôts gouvernementaux. Des exemples de ces documents comprennent les actes de naissance et de décès et les documents présidentiels.
Lorsque les données atteignent la fin de leur cycle de vie, la destruction est autorisée. L’élimination peut être appropriée pour les projets de documents ou les matériaux utilisés pour préparer les documents officiels. Les doublons peuvent également être détruits une fois que l’original a été conservé sous une forme ou une autre. Certaines entreprises font appel à des prestataires de services indépendants pour suivre la durée de vie d’un enregistrement.