Un service des achats est responsable de la gestion de l’activité d’achat pour l’organisation. Il existe deux types de services achats ou achats : centralisés et décentralisés. Dans un modèle centralisé, toutes les demandes de matériaux ou de marchandises sont centralisées dans ce département. Dans un modèle décentralisé, chaque service peut traiter ses propres achats.
Quel que soit le modèle organisationnel utilisé, l’activité d’approvisionnement fait l’objet d’un examen et d’un examen plus approfondis que tout autre processus. L’utilisation des ressources de l’entreprise pour acheter des biens et des services doit être basée sur le respect de politiques et de procédures spécifiques afin de réduire les risques de fraude ou de vol. Typiquement, le type d’activité est suivi par le service comptabilité et l’audit interne.
Dans un service d’approvisionnement, le directeur est responsable de la planification stratégique, de l’élaboration des politiques et de la prestation de conseils en matière d’approvisionnement à la haute direction. La plupart des organisations ont des agents d’approvisionnement responsables de la gestion du processus de demande de proposition, d’appel d’offres et d’autres processus connexes. Le poste le plus junior dans un service d’approvisionnement est celui d’acheteur. Un acheteur est généralement responsable d’un produit ou d’un type de produit spécifique. Il ou elle émet des demandes d’achat et des commandes aux fournisseurs approuvés, en fonction des besoins internes.
L’objectif principal d’un service des achats est de gérer le processus utilisé pour l’achat de biens et de services par l’organisation. La planification avancée, les achats groupés et les prix négociés sont autant de stratégies utilisées pour réduire les coûts et augmenter la rentabilité. Dans la plupart des organisations, la mise en œuvre de stratégies d’approvisionnement est utilisée pour réduire les frais généraux et les coûts opérationnels sans compromettre le service aux clients.
Afin de se qualifier pour un poste dans un service d’approvisionnement, la plupart des organisations exigent un diplôme d’études collégiales minimum en affaires, en approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe. Pour devenir responsable des achats, gestionnaire ou directeur, un diplôme universitaire ou une certification professionnelle est souvent nécessaire. Ces postes ont un plus grand degré de responsabilité, et tant d’entreprises ont besoin de plus d’éducation.
L’utilisation accrue de la technologie dans les entreprises a entraîné le développement et l’adoption de l’approvisionnement électronique, ou eprocurement. En utilisant Internet, les entreprises peuvent acheter des produits sur les sites Web des fournisseurs, soumettre la commande par voie électronique et recevoir les factures par voie électronique. Ce processus réduit les inefficacités, diminue les coûts à la fois pour le fournisseur et le client, et devient de plus en plus populaire. Dans de nombreuses entreprises, la transition vers l’approvisionnement électronique est lente, en raison de la complexité de la technologie et du changement complet des processus commerciaux requis. Cependant, ce domaine d’approvisionnement devrait se développer, en raison des économies de coûts potentielles et d’une efficacité accrue.