Le concept principal des marchés publics est que, grâce à une planification, une programmation et des achats groupés avancés, une grande organisation peut économiser de l’argent et augmenter l’efficacité de ses opérations commerciales quotidiennes. Le niveau de conformité à ces concepts varie considérablement à tous les niveaux de gouvernement, et parfois même au sein d’un organisme gouvernemental. L’activité d’achat du gouvernement a un impact énorme sur l’économie locale, en raison de la taille et de la variété de l’impact.
Quatre étapes sont intégrées à la plupart des politiques d’approvisionnement du gouvernement : les achats groupés, la livraison juste à temps, les prix de gros négociés et la réduction des frais administratifs. En plus de ces éléments, tous les organismes et ministères gouvernementaux ont des politiques et des lignes directrices écrites en matière d’approvisionnement à suivre. La procédure entourant la sélection des fournisseurs, les directives d’appel d’offres pour les contrats de grande valeur et les modalités de paiement sont souvent des documents publics. Un autre aspect des marchés publics concerne les règles entourant les relations d’affaires. De nombreuses politiques d’approvisionnement interdisent l’acceptation de cadeaux de fournisseurs et imposent des règles strictes concernant la fréquence et les lieux des réunions.
L’achat groupé est le processus consistant à combiner les besoins totaux en ressources pour différents départements et à créer un seul bon de commande. Les départements peuvent être physiquement situés à des endroits différents et avoir des délais de livraison différents. La coordination et la coopération sont nécessaires pour profiter des opportunités d’achats groupés. Les grandes agences gouvernementales peuvent exiger le respect de certains contrats d’achat, généralement pour des produits génériques largement utilisés. Le papier de photocopie ou d’impression est un produit courant pour ce type de contrat, car les exigences de base du produit sont les mêmes pour tout le monde.
La livraison juste à temps est une technique de gestion, où le fournisseur est responsable de s’assurer que les quantités achetées de matériaux sont prêtes et disponibles pour la livraison aux dates et heures spécifiées. Ce type d’exigence de livraison est généralement associé à des achats groupés, ce qui réduit les coûts de stockage pour le client. L’inconvénient de ce type d’accord est le manque de flexibilité pour faire face aux urgences et le recours à un réseau de livraison.
L’établissement des prix de gros et la négociation sont très importants lors de l’achèvement des marchés publics. Les négociations sont généralement menées à bien par le directeur des achats ou l’agent d’achat principal au nom d’une grande agence ou d’un département. C’est là que le véritable rapport qualité-prix peut être atteint, en économisant l’argent des contribuables sans compromettre le service.
Les frais généraux administratifs représentent le coût pour l’organisation de l’ensemble du cycle de l’approvisionnement au paiement. Cela comprend les salaires et les coûts de soutien du personnel chargé des achats, le traitement des factures, la production de chèques et la résolution des demandes des fournisseurs. De nombreux organismes gouvernementaux maintiennent un service d’approvisionnement central dans le cadre d’un programme de réduction des coûts. Ce type de structure organisationnelle augmente les opportunités d’achat coopératif et le suivi de l’activité d’achat.