Gli elementi probativi sono materiale probatorio raccolto nel corso di un audit finanziario. Le prove raccolte durante un audit possono assumere diverse forme e devono esserci elementi probativi sufficienti affinché il revisore possa esprimere un giudizio finale. Anche queste prove devono essere attentamente controllate perché possono potenzialmente includere materiale riservato e l’accesso alle prove deve essere limitato alle persone autorizzate ad esaminarle. L’accesso è inoltre limitato per prevenire la manomissione o l’interferenza con le prove che potrebbero compromettere l’audit.
In un audit, vengono esaminati i registri finanziari e le pratiche. Le persone possono eseguire audit per una vasta gamma di motivi. Internamente, le aziende utilizzano la revisione per assicurarsi che tutte le loro pratiche siano legali. L’audit può essere eseguito anche esternamente per motivi di conformità, per determinare se un’azienda riporta o meno le informazioni finanziarie in modo accurato. Se vengono scoperti errori durante un audit, devono essere corretti e gli errori intenzionali possono essere puniti dalla legge.
Le persone possono suddividere gli elementi probativi in due grandi categorie: interni ed esterni. Un esempio di evidenza di audit interno potrebbe essere qualcosa come un registro del libretto degli assegni. Le prove esterne includono cose come gli estratti conto bancari. Entrambi i tipi di evidenza possono essere importanti per un audit; idealmente, le prove dovrebbero essere d’accordo, dimostrando che una società sta seguendo la procedura e che le sue pratiche finanziarie sono completamente legali.
La raccolta di prove può includere la raccolta di documenti, l’osservazione delle pratiche all’interno di un’azienda e la conduzione di interviste con i dipendenti. Possono essere condotti colloqui con le persone responsabili della tenuta dei registri finanziari insieme ad altri membri del personale. Se un’azienda è impegnata in attività fraudolente o discutibili, i dipendenti che non sono direttamente coinvolti nell’attività potrebbero aver notato irregolarità che potrebbero essere importanti per i revisori.
Quando i revisori raccolgono prove, registrano le prove nei documenti di lavoro dell’audit e si assicurano che siano accuratamente documentate. Al termine dell’audit, tutte le prove vengono esaminate e il revisore esprime un giudizio. Gli auditor devono essere in grado di supportare le loro conclusioni con prove, dimostrando esattamente dove si trovano le aree di preoccupazione e mostrando come sono giunti all’opinione che hanno fatto. Ad esempio, se un revisore dichiara che una società ha commesso consapevolmente frode fiscale, potrebbe indicare interviste negli elementi probativi in cui le persone hanno rivelato la loro consapevolezza che determinate pratiche erano illegali e può documentare con registri finanziari che tali pratiche sono state messe in atto dal personale aziendale.
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