Come parte di un processo di fine anno finanziario, le società con risorse fisiche in genere devono completare un inventario delle risorse. Lo scopo di un inventario delle risorse è di contare fisicamente e documentare la posizione di tutte le risorse elencate nel rendiconto finanziario. Questo processo è considerato parte della preparazione richiesta ogni fine anno e in genere è programmato tre o quattro settimane prima della fine effettiva dell’anno.
Ci sono quattro elementi che in genere devono verificarsi in un inventario delle risorse: revisione dell’elenco delle risorse dai registri finanziari, ispezione fisica di ciascuna risorsa, determinare se la valutazione deve cambiare e aggiungere eventuali nuove risorse. Questo processo può essere semplice o complesso, a seconda del numero di asset e della relativa ubicazione. È importante notare che questo inventario può essere completato da personale interno o da una terza parte. La parte più importante di questo inventario è garantire che ogni articolo sia ispezionato fisicamente.
Un primo passo in un inventario delle risorse consiste nel rivedere l’elenco delle risorse incluse nei rendiconti finanziari dell’anno precedente. Tutti gli articoli che sono stati smaltiti o smantellati nel corso dell’anno devono essere rimossi dall’elenco. Una copia dell’istruzione e della valutazione dell’articolo in quella fase dovrebbe essere aggiunta al file.
Il passaggio successivo consiste nell’organizzare le risorse per ubicazione fisica in preparazione di un’ispezione. Per preparare, dovrebbe essere organizzato un elenco di inventario. Ad ogni articolo dovrebbe essere assegnato un numero univoco e un metodo per indicare che l’articolo è stato incluso nell’inventario. Alcune aziende utilizzano adesivi, mentre altre utilizzano un sistema di scansione dei codici a barre per aggiornare i record.
Ci sono due articoli che di solito devono essere controllati durante l’inventario dei cespiti: l’esistenza dell’articolo nell’ubicazione indicata e lo stato dell’articolo. Ad esempio, se l’articolo è rotto o in cattivo stato, dovrebbe essere indicato nella lista di inventario. Ciò può comportare una riduzione della valutazione dell’articolo.
Eventuali nuovi beni acquistati o acquisiti durante l’anno devono essere aggiunti all’elenco di inventario dei beni. I dettagli da includere sono la classificazione, la descrizione, l’ubicazione e la valutazione dell’asset. Eventuali beni acquistati ma non ancora in sede possono essere esclusi dall’elenco dei beni, purché il loro valore non sia incluso nella valutazione del bene in bilancio.
Smart Asset.