La gestione del tempo riguarda l’utilizzo efficace del tempo per eseguire un’attività o una serie di attività creando una priorità per esse. Questo identifica i compiti che sono più importanti di altri. La gestione delle attività consiste nel lavorare in modo efficace per completare l’attività entro un periodo di tempo specificato. La gestione del tempo gestisce il tempo necessario per completare una o più attività, ma la gestione delle attività implica un lavoro efficiente per completare l’attività in modo ordinato. La connessione tra gestione del tempo e delle attività implica come utilizzare il tempo in modo efficace per completare un’attività rapidamente e completamente.
Il problema per molte persone sta cercando di completare molte attività in un periodo di tempo limitato. Se una persona deve svolgere solo un compito, tuttavia, il suo senso di urgenza potrebbe essere limitato, a seconda del compito. Il compito di lavare i piatti potrebbe avere poca urgenza, ma un chirurgo che deve eseguire un’operazione critica avrebbe una grande urgenza.
L’urgenza gioca anche un ruolo quando ci sono più attività che devono essere eseguite. Le attività potrebbero essere indipendenti l’una dall’altra oppure possono essere sequenziali o correlate. Tuttavia, può svilupparsi un altro aspetto della gestione del tempo e delle attività. Per alcune attività, il tempo necessario per completare l’attività potrebbe non essere noto. Ciò è particolarmente vero quando si esegue una nuova attività o si crea qualcosa di nuovo.
La gestione delle attività comporta anche la ricerca di attività che potrebbero essere indipendenti l’una dall’altra ma che possono essere combinate in un progetto. Ciò significa che è possibile eseguire rapidamente le attività a breve termine, ma una serie di esse può richiedere più tempo. Ad esempio, se un progetto è quello di pulire una casa, le attività distinte sono di pulire ogni stanza separatamente, fino a quando tutte sono pulite. A quel punto, la casa è pulita e il progetto è completo.
Ci sono altri compiti sequenziali, tuttavia, che non sono arbitrari: devono svolgersi in un ordine sequenziale. In questo caso, uno schema prioritario può mettere le attività nell’ordine migliore. Ad esempio, se uno deve pulire la cucina, lavare i piatti e preparare la cena, potrebbe essere meglio per lui o lei pulire la cucina e lavare i piatti prima di preparare la cena, perché potrebbe avere difficoltà a preparare la cena in un cucina disordinata e senza piatti puliti da usare.
La connessione tra gestione del tempo e delle attività è forte. Le attività in genere devono essere completate entro un determinato periodo di tempo e l’esecuzione delle attività in un ordine che non comporta la ripetizione o il salto di passaggi o il ritorno a passaggi precedenti fa parte del tempo e della gestione delle attività. La gestione del tempo fa uso dell’urgenza e la gestione delle attività implica la definizione delle priorità.