A expressão “prepare os livros” refere-se à prática de organizar as finanças da empresa de uma maneira que tende a chamar a atenção para dados positivos, mas obscurece ou minimiza muito a capacidade de identificar dados negativos. Como resultado, esse tipo de contabilidade criativa ajuda a apresentar uma falsa imagem da verdadeira natureza da situação financeira da empresa. Embora a maioria das empresas que optam por mexer nos livros faça questão de ficar apenas dentro das restrições legais relacionadas à manutenção de registros da empresa, há casos em que as informações são omitidas ou falsificadas como parte do processo.
Existem vários motivos pelos quais uma empresa pode optar por burlar os livros. Um dos motivos é garantir financiamento adicional para manter ou expandir o negócio. Para esse fim, a empresa pode desenvolver um conjunto de livros da empresa para mostrar os credores ou investidores em potencial. Os dados são organizados de forma que o negócio pareça ser mais lucrativo e estável do que os registros contábeis devidamente organizados indicariam.
Uma empresa pode optar por mexer nos livros na tentativa de melhorar a percepção do status financeiro dentro da comunidade empresarial. Por exemplo, a corporação pode tornar públicos dados que destacam os números de vendas de um período recente, embora não indique como as despesas operacionais e de matérias-primas afetaram profundamente a receita gerada por essas vendas. Os números também podem deixar de notar o quanto dessas vendas são atualmente classificadas como inadimplentes ou com mais de 120 dias de atraso.
A fim de reduzir ao mínimo as penalidades e possíveis ações judiciais, geralmente é necessário preparar os livros de uma maneira que siga a letra real das práticas contábeis padrão, ao mesmo tempo que ignora a intenção dessas regras básicas e comuns. Ter o cuidado de seguir esse padrão torna mais fácil provar que um item de linha específico nos dados financeiros é de fato preciso, embora possa haver alguma diferença de opinião sobre como e onde nos dados financeiros da empresa os dados são registrados.
É importante observar que há uma grande diferença entre as empresas que deliberadamente escolhem mexer nos livros e as que, inadvertidamente, deixam de seguir as diretrizes contábeis adequadas. No primeiro caso, pretende-se apresentar uma falsa percepção do verdadeiro estado da contabilidade societária. Por outro lado, o último não está tentando esconder nada, mas carece da organização e das habilidades para manter os dados financeiros de forma adequada. Normalmente, é necessário pouco esforço para diferenciar essas duas situações.