Um livro razão de estoque é um documento ou coleção de papéis usados por uma empresa para rastrear produtos com base na quantidade e no valor. Isso geralmente permite que uma empresa avalie como os materiais e mercadorias estão entrando na empresa, quão bem eles podem estar saindo devido às vendas e para avaliar quaisquer perdas que possam ocorrer. Um tipo comum de livro-razão de estoque é perpétuo, enquanto algumas empresas podem preferir usar um livro-razão periódico. Esses dois tipos comuns de razão de estoque variam com base na frequência das atualizações realizadas em cada um.
Existem várias formas diferentes que um livro-razão de estoque pode assumir, embora tradicionalmente seja um livro com várias páginas. Cada uma dessas páginas tem um layout que geralmente inclui várias colunas que podem ser usadas para observar informações diferentes, como quantidade, valor e descrições de itens. Uma empresa geralmente tem um razão de estoque com páginas separadas para certos tipos de itens, como contas individuais. A tecnologia moderna tornou mais fácil para as empresas manter esses livros contábeis, e muitas empresas usam software de computador para manter registros digitais de estoque e bens para produção ou venda.
Um dos tipos mais comuns de razão de estoque é conhecido como “perpétuo”, que é atualizado continuamente. As empresas que empregam esse tipo de razão geralmente têm um sistema automatizado que rastreia a transferência de produtos devido a vendas ou pedidos recebidos. Isso significa que, à medida que as mercadorias são vendidas, o razão do estoque é atualizado imediatamente para refletir essa transferência e, conforme novos materiais entram na empresa, eles são adicionados ao razão. Embora esses métodos não sejam práticos para todos os negócios, eles podem permitir que uma empresa rastreie seu estoque rapidamente e ajuste os pedidos de materiais conforme necessário.
A outra forma comum de razão de estoque é chamada de “periódica” e é atualizada regularmente, mas não imediatamente após alterações no estoque. Isso geralmente requer uma contagem física de produtos e mercadorias em uma empresa, que é então usada para ajustar os números internos relativos aos materiais disponíveis. Essas contagens são normalmente realizadas em um cronograma definido, que pode variar desde a contagem total do estoque anual até avaliações semanais para itens de alto risco. Um livro razão desse tipo, usado para contagens periódicas, geralmente é atualizado com menos frequência do que um perpétuo, mas as mudanças podem ser mais dramáticas dependendo de como os produtos são vendidos ou chegam ao longo do tempo.