O ciclo contábil é uma série de etapas sempre seguidas nas boas práticas contábeis. As etapas cobrem todo o processo, desde a primeira coleta de dados sobre as transações até o momento em que as contas são concluídas. O ciclo contábil ocorre, portanto, uma vez em cada período de relatório, sendo esse o intervalo em que as contas são produzidas. A duração do período de relatório pode ser de uma semana para uma grande empresa a um ano para um trabalhador autônomo com poucas transações. O ciclo contábil se aplica mais diretamente à contabilidade manual, conhecida como escrituração contábil, embora os princípios gerais sejam cobertos por métodos contábeis informatizados.
O número de etapas do ciclo contábil depende de como ele é dividido. Nesta explicação, existem nove etapas. A primeira etapa é coletar os dados para transações, como o registro de caixa em uma loja ou a folha de pagamento do funcionário. Freqüentemente, são atribuídos a categorias determinadas pelo sistema de contabilidade da empresa. As categorias podem abranger diferentes lojas ou diferentes tipos de produtos, por exemplo.
A segunda etapa é a jornalização, que envolve simplesmente a adição dos dados a um registro contínuo, geralmente conhecido como diário geral ou livro de entrada original. A etapa três envolve a totalização dos números de todo o período do relatório no que é conhecido como razão geral. O quarto passo é produzir o que é conhecido como balancete não ajustado. Isso é simplesmente uma verificação de que o total de todos os saldos de crédito, como receitas e ativos, é igual ao total de todos os saldos de débito, como despesas e passivos. Se os totais não forem iguais, é um sinal de que um erro foi cometido no processo e precisa ser identificado e corrigido.
O quinto passo é fazer uma anotação de quaisquer ajustes de fim de período, que incluem receitas ou despesas que foram ganhas ou incorridas, mas ainda não registradas. A etapa seis é o balancete ajustado, que repete o processo da etapa quatro, mas inclui os ajustes de final de período. Novamente, os saldos credores devem ser iguais aos saldos devedores.
A etapa sete é preparar demonstrações financeiras usando os números que foram confirmados pela etapa seis. O oitavo passo é adicionar o valor geral do lucro ou prejuízo aos ativos registrados da empresa, por exemplo, como um acréscimo ao seu saldo de caixa. Isso significa que o dinheiro das transações durante o período de relatório é totalmente “contabilizado” e não aparece nos números das transações do próximo período. Esse processo é conhecido como fechamento de contas. A etapa nove é verificar se as alterações feitas na balança da etapa oito estão corretas.