Despesas com folha de pagamento são custos incorridos por uma empresa ao empregar trabalhadores, incluindo remuneração paga aos empregados, mais todos os impostos e outros custos de emprego pelos quais o empregador é responsável. Nos Estados Unidos, essas despesas geralmente consistem nos ganhos brutos do funcionário, mais a parte do empregador nos impostos do Medicare e FICA (Previdência Social), outros impostos federais ou estaduais legais e os custos de quaisquer outros benefícios adicionais fornecidos em relação ao emprego empreendimento.
Portanto, as despesas com a folha de pagamento e as despesas com a folha de pagamento não são iguais. A folha de pagamento de um empregador é o valor bruto da remuneração paga a todos os funcionários, mas as despesas com folha de pagamento nos Estados Unidos são geralmente pelo menos 10% a 15% mais altas, devido à inclusão de impostos sobre a folha de pagamento e outros benefícios adicionais legais, como seguro-desemprego e seguro de invalidez. Franjas estatutárias são contabilizadas como despesas de folha de pagamento apenas quando são pagas pelo empregador, e não deduzidas da remuneração do empregado.
Benefícios extras, como seguro saúde e seguro de vida, são devidamente considerados parte das despesas da folha de pagamento porque são fornecidos puramente em função do emprego. O equipamento necessário para realizar o trabalho, porém, não é considerado esse tipo de despesa, porque é um elemento necessário para a execução do trabalho. Um mecânico, por exemplo, precisa de ferramentas e equipamentos de segurança, mas não de seguro saúde ou de vida, para fazer seu trabalho. Benefícios adicionais, como seguro saúde ou vida, ou reembolso de mensalidades, são geralmente fornecidos por muitos empregadores a todos os empregados em tempo integral como parte do pacote de remuneração total, e o custo para o empregador de tais incentivos é apropriadamente classificado como uma despesa de folha de pagamento.
Essas despesas são geralmente uma das maiores categorias de despesas em que uma empresa incorrerá, o que torna imperativo que sejam devidamente classificadas para que o empregador sempre tenha uma ideia precisa do custo real de empregar pessoas. O agrupamento dessas despesas em um balanço patrimonial também fornece à administração uma ideia precisa de qual porcentagem das despesas da empresa está relacionada ao emprego e como isso afeta a lucratividade.
As despesas de folha de pagamento que foram incorridas, mas ainda não pagas, são chamadas de despesas de folha de pagamento acumuladas e são relatadas como um passivo. Existem dois componentes principais nesta figura. Em primeiro lugar, estão as férias remuneradas que os funcionários acumularam, mas ainda não utilizaram, que é uma obrigação que o empregador deve cumprir em algum momento no futuro. O segundo é o valor da compensação recebida, mas ainda não paga, como quando o final do período de relatório financeiro cai dentro de um período de folha de pagamento, ou o pagamento por um período que cai dentro do período de relatório não é pago até certo ponto depois.