Esistono innumerevoli modi per creare e mantenere un luogo di lavoro organizzato. Seguire i migliori consigli per l’organizzazione del posto di lavoro può far risparmiare tempo, rilassare i dipendenti e aumentare i livelli di produttività. Apportando alcune modifiche al modo in cui gestisci le carte, decori un ufficio, usi una scrivania e lavori su un computer, puoi goderti un ambiente di lavoro più efficiente. Alcuni suggerimenti includono l’uso di liste di cose da fare quotidianamente, l’ordinamento dei file, la riduzione del disordine sul luogo di lavoro e la pianificazione di un calendario.
L’organizzazione del posto di lavoro dipende dall’avere gli oggetti dove servono, quando ne hai bisogno. Si stima che i dipendenti perdano circa un’ora al giorno nel tentativo di trovare gli elementi necessari per completare le attività. Attenersi a un sistema di organizzazione del posto di lavoro può ridurre la quantità di tempo perso ogni giorno semplicemente cercando di individuare gli articoli. Come abitudine, termina ogni giorno facendo elenchi di attività che devono essere eseguite il giorno successivo e inizia il giorno seguente recuperando tutto il materiale necessario. Contrassegna le attività dall’elenco mentre le completi; questo ti terrà concentrato sui livelli di produttività durante il giorno.
I file devono essere tenuti in ordine da chiunque sia interessato all’organizzazione del lavoro. Separare file diversi e archiviarli nelle loro cartelle appropriate. Evita di archiviare casualmente documenti o di lasciare i file dalle loro cartelle più a lungo del necessario. Trasformalo in un pezzo di carta personale non appena ti tocca le mani.
Crea più spazio nel tuo posto di lavoro. Il disordine, compresi i mobili o l’arredamento, può avere un effetto negativo sulla capacità di concentrazione di un dipendente. Valuta di rimuovere i mobili non necessari per creare più spazio e spazio per pensare. Se ritieni che il tuo ufficio appaia troppo nudo, pensa a sostituire i mobili con altri strumenti organizzativi come i cassetti. Allo stesso modo, prova ad aumentare lo spazio della tua scrivania rimuovendo gli oggetti che non vengono utilizzati regolarmente e cancellando la scrivania alla fine di ogni giornata.
Essere consapevoli del fatto che l’organizzazione sul posto di lavoro si estende a qualcosa di più dei semplici oggetti fisici. Anche i dati digitali, così come gli oggetti fisici, devono essere organizzati. Crea un sistema digitale che abbia senso per te e il tuo business e implementalo. Qualsiasi sistema che semplifichi il recupero di informazioni importanti può essere vantaggioso per il luogo di lavoro.
La società digitale di oggi può rendere più semplice per i dipendenti l’utilizzo di calendari situati su computer o dispositivi digitali, ma se tali documenti digitali vengono persi, può essere difficile recuperarli. I calendari cartacei forniscono la documentazione fisica di attività, progetti, riunioni e incarichi. I calendari dovrebbero essere abbastanza grandi da soddisfare le esigenze del suo custode; ad esempio, se un manager tiene un calendario, dovrebbe prendere in considerazione l’acquisto di un calendario che può aiutarlo a tenere traccia dei dipendenti. Anche i calendari digitali possono essere conservati, ma dovrebbero integrare i calendari fisici e non essere usati al loro posto.