In genere, i dipendenti sono retribuiti a una tariffa fissa, su base oraria o salariale. Negli Stati Uniti, i datori di lavoro sono obbligati a versare previdenza sociale, assistenza sanitaria statale, indennità per gli operai, imposte statali, federali e spesso locali per ciascun dipendente. Un datore di lavoro deve inoltre detrarre una parte di queste tasse e altre commissioni dalla busta paga dei dipendenti e tutte queste transazioni devono essere registrate a fini di revisione contabile e fiscali.
Un servizio di gestione stipendi è una società che gestirà, a pagamento, tutte queste funzioni in modo indipendente, liberando il tempo del proprietario dell’azienda per questioni più importanti. Una volta stabilito un account, il datore di lavoro fornisce semplicemente al servizio un elenco di tutti i dipendenti, le ore di lavoro e eventuali variazioni. Questi dati vengono quindi elaborati e i fondi vengono trasferiti dalla banca del datore di lavoro al conto del servizio di gestione stipendi. I dipendenti sono pagati tramite assegno standard o deposito diretto. Al datore di lavoro vengono quindi fornite le buste paga e le relazioni fiscali.
Un servizio di gestione stipendi offre spesso anche altri servizi. I datori di lavoro possono affidarsi alla gestione della previdenza sociale e ai servizi pensionistici. È inoltre possibile tenere traccia delle vacanze e del tempo libero. Alcuni servizi offrono anche la possibilità di gestire i pagamenti fiscali del datore di lavoro, gestire i tempi e le questioni di gestione del lavoro, fornire assistenza in materia di adempimento fiscale, gestire le spese e persino l’assistenza pre-screening. Il servizio gestisce inoltre regolarmente le pratiche burocratiche necessarie per il deposito diretto delle buste paga dei dipendenti. Le commissioni per i servizi variano a seconda delle dimensioni dell’account e dei tipi di servizi resi. Normalmente, è previsto un addebito per persona, più un addebito per assegno emesso.
La prima società di servizi per le buste paga è stata fondata nel 1949 dall’ex senatore del New Jersey Frank Lautenberg e dai fratelli Henry e Joseph Traub. Inizialmente chiamato Automatic Payrolls, la compagnia offriva servizi semplici usando un calcolatore elettromeccanico e una contabilità Comptometer. Le buste paga automatiche, che in seguito furono ribattezzate Automatic Data Processing (ADP), rimasero al passo con la tecnologia. ADP è diventato un pioniere nell’uso della contabilità informatizzata, iniziando con le schede perforate e finendo con la tecnologia più sofisticata del settore.
ADP è cresciuto acquisendo società di gestione stipendi più piccole e alla fine è diventato pubblico nel 1961. La società ha continuato a crescere ed è riconosciuta come leader nel settore dei servizi di gestione stipendi con oltre 500.000 clienti e uno staff di oltre 40.000 persone. Oggi ADP gestisce non solo i salari, ma gestisce anche una varietà di servizi di intermediazione e rivenditori.
Il successo di ADP è servito come modello di business per i servizi di gestione stipendi e questo concetto continua ad evolversi con miglioramenti tecnologici. Oggi molti servizi si interfacciano con i loro clienti direttamente attraverso Internet. Un cliente può semplicemente inserire i dati sui salari nel proprio portale Web e la transazione viene elaborata immediatamente. Il cliente ha accesso a tutti i registri delle buste paga e del personale e queste informazioni possono essere aggiornate in caso di necessità. È possibile accedere rapidamente ai report, semplificando le attività di gestione stipendi aziendali ed eliminando costosi errori.
La proliferazione del servizio informatico delle buste paga ha portato ad alcuni casi di frode e furto totale di fondi. Pertanto, è fondamentale fare alcune ricerche per garantire che una determinata azienda sia affidabile e affidabile. Dopotutto, questa società avrà accesso ai documenti più riservati di un’azienda, compreso il suo conto bancario. Inoltre, se un servizio non riesce a effettuare i pagamenti fiscali nei tempi previsti, la società sarà ritenuta responsabile e multata di conseguenza. Poiché questi casi sono generalmente rari, i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un servizio di gestione stipendi superano qualsiasi rischio.