In genere, i dipendenti sono retribuiti a una tariffa fissa, su base oraria o salariale. Negli Stati Uniti, i datori di lavoro sono obbligati a versare previdenza sociale, assistenza sanitaria statale, indennit? per gli operai, imposte statali, federali e spesso locali per ciascun dipendente. Un datore di lavoro deve inoltre detrarre una parte di queste tasse e altre commissioni dalla busta paga dei dipendenti e tutte queste transazioni devono essere registrate a fini di revisione contabile e fiscali.
Un servizio di gestione stipendi ? una societ? che gestir?, a pagamento, tutte queste funzioni in modo indipendente, liberando il tempo del proprietario dell’azienda per questioni pi? importanti. Una volta stabilito un account, il datore di lavoro fornisce semplicemente al servizio un elenco di tutti i dipendenti, le ore di lavoro e eventuali variazioni. Questi dati vengono quindi elaborati e i fondi vengono trasferiti dalla banca del datore di lavoro al conto del servizio di gestione stipendi. I dipendenti sono pagati tramite assegno standard o deposito diretto. Al datore di lavoro vengono quindi fornite le buste paga e le relazioni fiscali.
Un servizio di gestione stipendi offre spesso anche altri servizi. I datori di lavoro possono affidarsi alla gestione della previdenza sociale e ai servizi pensionistici. ? inoltre possibile tenere traccia delle vacanze e del tempo libero. Alcuni servizi offrono anche la possibilit? di gestire i pagamenti fiscali del datore di lavoro, gestire i tempi e le questioni di gestione del lavoro, fornire assistenza in materia di adempimento fiscale, gestire le spese e persino l’assistenza pre-screening. Il servizio gestisce inoltre regolarmente le pratiche burocratiche necessarie per il deposito diretto delle buste paga dei dipendenti. Le commissioni per i servizi variano a seconda delle dimensioni dell’account e dei tipi di servizi resi. Normalmente, ? previsto un addebito per persona, pi? un addebito per assegno emesso.
La prima societ? di servizi per le buste paga ? stata fondata nel 1949 dall’ex senatore del New Jersey Frank Lautenberg e dai fratelli Henry e Joseph Traub. Inizialmente chiamato Automatic Payrolls, la compagnia offriva servizi semplici usando un calcolatore elettromeccanico e una contabilit? Comptometer. Le buste paga automatiche, che in seguito furono ribattezzate Automatic Data Processing (ADP), rimasero al passo con la tecnologia. ADP ? diventato un pioniere nell’uso della contabilit? informatizzata, iniziando con le schede perforate e finendo con la tecnologia pi? sofisticata del settore.
ADP ? cresciuto acquisendo societ? di gestione stipendi pi? piccole e alla fine ? diventato pubblico nel 1961. La societ? ha continuato a crescere ed ? riconosciuta come leader nel settore dei servizi di gestione stipendi con oltre 500.000 clienti e uno staff di oltre 40.000 persone. Oggi ADP gestisce non solo i salari, ma gestisce anche una variet? di servizi di intermediazione e rivenditori.
Il successo di ADP ? servito come modello di business per i servizi di gestione stipendi e questo concetto continua ad evolversi con miglioramenti tecnologici. Oggi molti servizi si interfacciano con i loro clienti direttamente attraverso Internet. Un cliente pu? semplicemente inserire i dati sui salari nel proprio portale Web e la transazione viene elaborata immediatamente. Il cliente ha accesso a tutti i registri delle buste paga e del personale e queste informazioni possono essere aggiornate in caso di necessit?. ? possibile accedere rapidamente ai report, semplificando le attivit? di gestione stipendi aziendali ed eliminando costosi errori.
La proliferazione del servizio informatico delle buste paga ha portato ad alcuni casi di frode e furto totale di fondi. Pertanto, ? fondamentale fare alcune ricerche per garantire che una determinata azienda sia affidabile e affidabile. Dopotutto, questa societ? avr? accesso ai documenti pi? riservati di un’azienda, compreso il suo conto bancario. Inoltre, se un servizio non riesce a effettuare i pagamenti fiscali nei tempi previsti, la societ? sar? ritenuta responsabile e multata di conseguenza. Poich? questi casi sono generalmente rari, i vantaggi derivanti dall’utilizzo di un servizio di gestione stipendi superano qualsiasi rischio.