La fatturazione ciclica è una strategia di fatturazione che prevede la creazione e l’aggiornamento di saldi in essere sui conti dei clienti su base giornaliera. Questo approccio consente di preparare un’unica fattura che copre un intero periodo o ciclo, anziché fatturare i clienti per beni e servizi su un’istanza per istanza. Ci sono vantaggi associati al modello di fatturazione del ciclo che si applicano sia al fornitore che al cliente.
Molti tipi diversi di aziende utilizzano la fatturazione ciclica. Le società di servizi aggiornano regolarmente gli account dei clienti sulla quantità di utilizzo sostenuta per un determinato periodo o ciclo. In genere, il periodo di fatturazione sarà di trenta giorni o un mese di calendario. Durante tale periodo, l’account del cliente viene periodicamente aggiornato, riflettendo l’utilizzo da parte del cliente del servizio fornito. Alla fine del ciclo corrente, la fattura per l’intero trenta giorni viene finalizzata e inoltrata al cliente per il pagamento.
Vari servizi di telecomunicazione fanno anche uso della fatturazione ciclica. Ad esempio, un ufficio di teleconferenza calcolerà spesso il costo di ciascuna chiamata in conferenza tenuta da un determinato cliente e aggiungerà gli addebiti e i dettagli a una fattura preparata appositamente per quel ciclo. Supponendo che il cliente abbia una teleconferenza settimanale, la fattura per il ciclo trasporterà informazioni e addebiti relativi a ciascuna di tali chiamate, generalmente disposte in ordine cronologico sulla fattura.
L’uso della fatturazione ciclica offre vantaggi a tutti i soggetti coinvolti. Per il fornitore, l’utilizzo di questo modello anziché l’emissione di singole fatture per ciascun ordine o evento significa che viene impiegato meno tempo nella preparazione, verifica, stampa e invio delle fatture ai clienti. Poiché tutte le attività relative a un singolo ciclo di fatturazione vengono visualizzate in un’unica fattura, il fornitore risparmia anche tempo e risorse nel back-end, quando i pagamenti vengono ricevuti e devono essere registrati nei registri contabili dell’azienda.
Per i clienti, la fatturazione del ciclo rende possibile avere una sola fattura da gestire durante il ciclo, piuttosto che gestire un flusso costante di fatture che devono essere pagate. Il cliente risparmia anche tempo e possibilmente denaro, se il pagamento di ogni fattura comporta un tipo di spesa, come l’affrancatura o una commissione per l’accettazione di un pagamento online. Molti clienti si concentrano maggiormente sulla convenienza di questo approccio, soprattutto se l’invio di pagamenti multipli comporta costi minimi o nulli.
La fatturazione del ciclo viene normalmente utilizzata quando il rapporto tra cliente e fornitore è regolato da un contratto o è di natura permanente. Non è insolito per il cliente sottoporsi a un controllo del credito prima che il fornitore stabilisca questo tipo di accordo con il potenziale cliente. Il modello funziona bene per account di carte di credito, servizi pubblici e persino per schede nei club o negozi locali. Le aziende che vendono merci tramite vendita per corrispondenza o vetrine online non possono utilizzare questo metodo, preferendo fatturare ciascun ordine così come viene effettuato e richiedere il pagamento anticipato.