Le lettere di fidanzamento sono strumenti molto comuni che fungono da contratti per servizi tra gruppi. Contabili fiscali, avvocati e altre professioni orientate ai servizi forniscono questi documenti ai clienti. Le specifiche di ciascuna lettera di incarico sono diverse, ma generalmente comprendono quattro parti distinte del contratto.
La prima parte delle lettere di impegno riguarda sempre i servizi forniti al cliente. A seconda dell’emittente della lettera, può prescrivere qualsiasi cosa, da un contabile che esegue una revisione dei conti specifici di un cliente a qualcosa di più aperto, come l’accordo di trattenimento legale di un avvocato. Questa parte della lettera normalmente suddivide anche le responsabilità specifiche, come ad esempio quali compiti il revisore svolgerà e quali risultati o relazioni saranno forniti al cliente, se presenti.
La seconda parte delle lettere di incarico di solito si occupa di eventuali avvertenze specifiche sulle responsabilità e sui servizi forniti. È qui che l’emittente della lettera spiega eventuali vincoli all’esecuzione del lavoro e quali saranno le possibili conseguenze. Un esempio è una società di contabilità che afferma che ha bisogno di accedere ai record per un determinato periodo di tempo o che non può garantire la consegna della propria revisione contabile. Anche i tempi di consegna di questi servizi, noti come scadenza, sono trattati in questa sezione. Rende chiare le aspettative di tempo per entrambe le parti e riconosce che il mancato rispetto di questa scadenza costituisce una violazione del contratto.
L’assistenza clienti è saldamente elencata nella terza sezione della maggior parte delle lettere di fidanzamento. Questa sezione intende indicare quale assistenza, se del caso, il cliente dovrebbe fornire all’emittente della lettera. Ciò comprende molte attività ma di solito si riferisce alla compilazione di documenti o all’apertura di conti. Questa sezione di solito afferma che verrà aggiunto un costo se il cliente non riesce a gestire queste responsabilità. Questa è anche la parte della lettera che si rivolge a tutti gli appaltatori esterni che saranno necessari, come un perito che determinerà il valore delle attività del cliente per uno studio legale che si occupa del divorzio del cliente.
Infine, un disclaimer che afferma l’intenzione dell’emittente di adempiere alle proprie funzioni al meglio delle capacità è una parte standard della quarta sezione. Anche la tariffa per questo servizio è elencata. Alla fine della lettera di incarico, tutte le parti coinvolte firmeranno e dateranno i documenti per completare il contratto.